این راهنما برای چه کاری است؟
این مقاله راهنمای عملی کار با بخش وظایف در ERP AImori است. هدف این نیست که فقط توضیح بدهیم وظیفه چیست؛ هدف این است که کاربر بداند چطور یک وظیفه را از ابتدا بسازد، چه فیلدهایی را پر کند، چه چیزهایی الزامی است و بعد از ثبت، چطور آن را پیگیری کند.
از بخش وظایف زمانی استفاده کنید که یک کار مشخص باید به یک یا چند نفر سپرده شود و نتیجه آن قابل پیگیری باشد. این کار میتواند ساده باشد، مثل «تماس با مشتری»، یا بخشی از یک جریان بزرگتر باشد، مثل «آمادهسازی گزارش برای پروژه». اگر کار شما چند مرحله کوچک دارد، میتوانید داخل همان وظیفه چکلیست بسازید. اگر کار به یک پروژه یا مشتری مربوط است، میتوانید آن را به همان آیتم وصل کنید تا بعدا پیدا کردن و گزارش گرفتن سادهتر شود.
قبل از افزودن وظیفه چه چیزهایی را آماده کنید؟
قبل از اینکه دکمه افزودن را بزنید، بهتر است چند چیز را بدانید. اول، عنوان وظیفه باید روشن باشد. عنوانی مثل «پیگیری» کافی نیست؛ بهتر است بنویسید «پیگیری وضعیت پیشفاکتور مشتری X» یا «آمادهسازی لیست اقلام پروژه Y».
دوم، مشخص کنید چه کسی مسئول انجام کار است و چه کسی پاسخگوی نتیجه نهایی است. در ERP AImori ثبت حداقل یک مسئول و یک پاسخگو برای ذخیره وظیفه لازم است. اگر این دو نقش را از قبل مشخص نکنید، هنگام ثبت وظیفه با خطا روبهرو میشوید.
سوم، اگر وظیفه به پروژه، مشتری، لید، سند مالی، محصول یا دارایی خاصی مربوط است، بهتر است همان ارتباط را هنگام ثبت مشخص کنید. این کار باعث میشود وظیفه بعدا در کنار همان پرونده دیده شود و بین کارهای پراکنده گم نشود.
مرحله ۱: ورود به صفحه وظایف و شروع افزودن
برای ساخت وظیفه، از منوی کارها وارد بخش «وظایف» شوید. اگر هنوز وظیفهای ثبت نشده باشد، صفحه پیام خالی بودن لیست را نشان میدهد و از همانجا میتوانید اولین وظیفه را ایجاد کنید. اگر وظایف قبلی وجود داشته باشند، از دکمه افزودن در صفحه وظایف استفاده کنید.
بعد از زدن افزودن، فرم وظیفه باز میشود. این فرم چند بخش دارد: اطلاعات اصلی، تنظیمات وظیفه، ارتباط با آیتمهای دیگر، مسئولیتها، برچسبها، توضیحات، چکلیستها و پیوست فایلها. لازم نیست برای هر وظیفه همه بخشها را کامل کنید، اما چند فیلد کلیدی برای ثبت درست کار ضروریاند.
مرحله ۲: عنوان، وضعیت و اولویت را تکمیل کنید
اولین فیلد، «عنوان وظیفه» است و خالی ماندن آن اجازه ذخیره نمیدهد. عنوان باید کاری باشد که انجامدهنده با خواندن آن بفهمد دقیقا باید چه کند. برای مثال «تماس با مشتری برای تایید زمان جلسه» از «تماس» بهتر است.
بعد از عنوان، وضعیت کار را انتخاب کنید. وضعیتها در فرم به شکل To Do، Doing، Review و Done نمایش داده میشوند و در لیست وظایف به وضعیتهایی مثل جدید، در حال انجام، انجام شده یا انجام نشده تبدیل میشوند. برای وظیفهای که تازه ساخته میشود معمولا وضعیت شروع یا To Do مناسب است. اگر کار از قبل شروع شده، میتوانید آن را روی Doing بگذارید.
سپس اولویت را تعیین کنید. در فرم، اولویتهای اصلی شامل عادی، مهم و فوری هستند. از اولویت فوری فقط برای کارهایی استفاده کنید که واقعا نیاز به اقدام سریع دارند. اگر همه وظایف فوری ثبت شوند، تیم دیگر نمیتواند تشخیص دهد کدام کار واقعا مهمتر است.
مرحله ۳: تاریخ، زمان، نوع وظیفه و تنظیمات را مشخص کنید
در بخش تاریخها، میتوانید تاریخ شروع و تاریخ پایان را ثبت کنید. تاریخ پایان برای مدیریت وظایف بسیار مهم است، چون لیست وظایف امکان فیلتر بر اساس کارهای عقبافتاده، ۷ روز آینده، ۳۰ روز آینده و وظایف بدون تاریخ پایان را دارد. اگر کاری مهلت مشخصی دارد، تاریخ پایان را خالی نگذارید.
اگر تاریخ شروع و پایان را با هم وارد میکنید، تاریخ شروع نباید بعد از تاریخ پایان باشد. سیستم این مورد را کنترل میکند و اجازه ذخیره چنین وظیفهای را نمیدهد.
در قسمت زمان، میتوانید تخمین زمان را به دقیقه وارد کنید. این فیلد کمک میکند حجم کار بهتر دیده شود. زمان صرفشده در فرم قابل ویرایش مستقیم نیست و از ثبت زمانهای انجامشده محاسبه میشود. اگر تیم شما برای کارهای خدماتی یا پروژهای زمان را پیگیری میکند، وارد کردن تخمین زمان کمک میکند بعدا اختلاف بین زمان برآوردی و زمان واقعی را بهتر بررسی کنید.
در بخش تنظیمات وظیفه، نوع وظیفه را انتخاب میکنید. نوع استاندارد برای بیشتر کارهای معمولی مناسب است. نوع عمومی برای کارهایی است که باید عمومیتر دیده شوند و نوع شخصی برای کارهایی است که به فضای شخصی کاربر مربوط میشوند.
اگر وظیفه قابل پرداخت است، گزینه «قابل پرداخت» را فعال کنید. در این حالت وارد کردن نرخ ساعتی الزامی میشود. این گزینه برای کارهایی مناسب است که باید زمان آنها در هزینه یا صورتحساب لحاظ شود. همچنین میتوانید وظیفه را ستارهدار کنید تا کارهای مهمتر راحتتر دیده شوند. اگر کار بهصورت دورهای تکرار میشود، گزینه تکرارشونده را فعال کنید و بازه و واحد تکرار را مشخص کنید؛ مثلا هر ۷ روز یا هر ۱ ماه.
مرحله ۴: وظیفه را به پروژه، مشتری یا آیتم مرتبط وصل کنید
در بخش «مرتبط با» میتوانید وظیفه را به آیتم دیگری در سیستم وصل کنید. گزینههای قابل انتخاب شامل پروژه، مخاطب، لید، مشتری، تامینکننده، کارمند، سند مالی و دارایی یا محصول است. اگر هیچ ارتباطی لازم ندارید، گزینه هیچکدام را نگه دارید.
وقتی نوع ارتباط را انتخاب کردید، فیلد «آیتم مرتبط» فعال میشود و میتوانید مورد دقیق را انتخاب کنید. اگر لیست طولانی است، از فیلد جستجو در آیتمهای مرتبط استفاده کنید. مثلا اگر وظیفه مربوط به یک مشتری خاص است، نوع ارتباط را مشتری بگذارید و نام همان مشتری را جستجو و انتخاب کنید.
این بخش برای نظم کاری مهم است. وقتی وظیفه به پروژه یا مشتری وصل باشد، بعدا در بررسی پرونده میتوانید بفهمید چه کارهایی برای آن مورد انجام شده یا هنوز باقی مانده است. برای کارهای پروژهای، بهتر است وظیفهها را به همان پروژه وصل کنید تا کنار پروژهها در ERP AImori قابل پیگیری باشند.
مرحله ۵: مسئولیتها را با RACI تعیین کنید
بخش مسئولیتها یکی از مهمترین قسمتهای فرم است. در ERP AImori وظیفه با چهار نقش مدیریت میشود: مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع.
«مسئول» کسی است که کار را انجام میدهد. برای ذخیره وظیفه باید حداقل یک مسئول انتخاب شود. «پاسخگو» کسی است که نتیجه نهایی کار به او برمیگردد و انتخاب او هم الزامی است. «مشاور» برای افرادی است که باید نظر تخصصی بدهند، اما مجری اصلی نیستند. «مطلع» برای کسانی است که لازم است در جریان باشند، بدون اینکه مسئول مستقیم انجام کار باشند.
برای انتخاب هر نقش، روی همان بخش در جدول مسئولیتها بزنید و افراد مورد نظر را انتخاب کنید. اگر کار ساده است، ممکن است مسئول و پاسخگو یک نفر باشند. اما برای کارهای تیمی بهتر است این نقشها آگاهانه جدا شوند؛ چون بسیاری از ابهامها زمانی پیش میآید که معلوم نیست چه کسی فقط انجامدهنده است و چه کسی تصمیم نهایی را میگیرد.
مرحله ۶: برچسب، توضیحات، چکلیست و فایل اضافه کنید
بعد از مسئولیتها، میتوانید برای وظیفه برچسب انتخاب کنید یا برچسب جدید بسازید. برچسبها برای دستهبندی سریع کارها مناسباند؛ مثلا «فروش»، «مالی»، «فوری»، «پیگیری مشتری» یا «داخلی». در لیست وظایف هم میتوانید بر اساس برچسب فیلتر کنید.
در بخش توضیحات، جزئیات لازم برای انجام کار را بنویسید. توضیح خوب باید به انجامدهنده بگوید خروجی مورد انتظار چیست، چه اطلاعاتی لازم است و اگر ابهامی وجود دارد از کجا باید پیگیری شود. توضیح را بیش از حد طولانی نکنید، اما اطلاعات ضروری را هم حذف نکنید.
اگر وظیفه از چند قدم کوچک تشکیل شده، از بخش چکلیستها استفاده کنید. عنوان هر چکلیست را بنویسید و با دکمه ثبت چکلیست آن را اضافه کنید. چکلیست برای کارهایی مثل «بررسی اطلاعات تماس»، «ارسال فایل»، «دریافت تایید» یا «ثبت نتیجه تماس» مناسب است. اگر کار شما چند اقدام کوچک دارد، بهتر است آنها را داخل چکلیست بیاورید تا انجامدهنده فقط با یک عنوان کلی روبهرو نباشد. برای آشنایی بیشتر با این بخش، مقاله چکلیستها در ERP AImori هم میتواند مفید باشد.
در پایان، اگر وظیفه به فایل نیاز دارد، از بخش پیوست فایلها استفاده کنید. فایل میتواند سند، تصویر، خروجی گزارش یا هر مدرکی باشد که انجامدهنده برای اجرای کار به آن نیاز دارد. اگر فایلی انتخاب نشود، وظیفه بدون پیوست ذخیره میشود.
مرحله ۷: ذخیره، بازبینی و پیگیری وظیفه
بعد از تکمیل فیلدها، دکمه ذخیره را بزنید. اگر عنوان خالی باشد، مسئول انتخاب نشده باشد، پاسخگو انتخاب نشده باشد، نرخ ساعتی برای وظیفه قابل پرداخت وارد نشده باشد یا تاریخ شروع بعد از تاریخ پایان باشد، سیستم اجازه ذخیره نمیدهد و پیام خطا نمایش میدهد.
بعد از ذخیره، وظیفه در لیست نمایش داده میشود و میتوانید وارد صفحه جزئیات آن شوید. صفحه جزئیات، اطلاعات ثبتشده را در چند بخش نشان میدهد: وضعیت و اولویت، نوع وظیفه، تاریخها، زمان تخمینی، قابل پرداخت بودن، ستارهدار بودن، تکرارشونده بودن، آیتم مرتبط، مسئولیتها، برچسبها، توضیحات، چکلیستها و پیوستها.
اگر بعدا لازم شد چیزی را اصلاح کنید، از گزینه ویرایش استفاده کنید. ویرایش برای تغییر عنوان، تاریخها، اولویت، مسئولیتها، توضیحات، ارتباط با آیتمهای دیگر و سایر تنظیمات کاربرد دارد.
مدیریت وظایف بعد از ثبت
لیست وظایف فقط برای مشاهده نیست؛ از همانجا میتوانید کارها را مدیریت کنید. در ستون وضعیت، امکان تغییر سریع وضعیت وجود دارد. اگر کار شروع شده، آن را در حال انجام کنید. اگر تمام شده، وضعیت را انجام شده بگذارید. اگر کار انجام نشده یا نیاز به بازبینی دارد، وضعیت مناسب را انتخاب کنید تا تیم تصویر واقعیتری از کارها داشته باشد.
برای پیدا کردن وظایف، از فیلترهای ستونها استفاده کنید. در ستون موضوع میتوانید بر اساس اولویت، برچسب یا قابل پرداخت بودن فیلتر کنید. در ستون تاریخ پایان میتوانید کارهای عقبافتاده، ۷ روز آینده، ۳۰ روز آینده یا وظایف بدون تاریخ پایان را جدا کنید. در ستون مسئول میتوانید همه وظایف، فقط وظایفی که مسئول آنها هستید، فقط وظایفی که پاسخگوی آنها هستید یا هر دو را ببینید. در ستون وضعیت هم میتوانید کارها را بر اساس وضعیت جاری فیلتر کنید.
اگر حجم وظایف زیاد است، این فیلترها مهمتر از خود ثبت وظیفهاند. چون بعد از چند هفته، ارزش سیستم به این است که بتوانید سریع بفهمید چه کارهایی عقب افتاده، چه کارهایی فوری هستند، چه کسی مسئول چه کاری است و کدام کارها هنوز تاریخ پایان ندارند.
مثال عملی: ساخت یک وظیفه برای پیگیری مشتری
فرض کنید یک مشتری درخواست پیشفاکتور داده و باید با او تماس گرفته شود. وارد بخش وظایف شوید و افزودن وظیفه را بزنید. در عنوان بنویسید: «پیگیری مشتری برای تایید پیشفاکتور». وضعیت را To Do بگذارید، اولویت را مهم انتخاب کنید و تاریخ پایان را مثلا دو روز بعد قرار دهید.
در بخش مرتبط با، نوع ارتباط را مشتری انتخاب کنید و نام همان مشتری را در آیتم مرتبط پیدا کنید. در مسئولیتها، کارشناس فروش را مسئول انجام بگذارید و مدیر فروش را پاسخگو انتخاب کنید. اگر واحد مالی هم باید در جریان باشد، آن را در بخش مطلع اضافه کنید.
در برچسبها، برچسبهایی مثل «فروش» و «پیگیری مشتری» را انتخاب کنید. در توضیحات بنویسید که هدف تماس چیست، چه سوالهایی باید پرسیده شود و نتیجه تماس کجا باید ثبت شود. بعد چند چکلیست اضافه کنید: «بررسی آخرین پیشفاکتور»، «تماس با مشتری»، «ثبت نتیجه تماس»، «هماهنگی مرحله بعد».
حالا وظیفه را ذخیره کنید. بعد از ثبت، این کار در لیست وظایف دیده میشود، مسئول آن مشخص است، تاریخ پایان دارد، به مشتری مربوط وصل شده و مراحل کوچک آن در چکلیست آمادهاند.
خطاهای رایج هنگام ثبت وظیفه
رایجترین خطا این است که عنوان وظیفه مبهم نوشته میشود. عنوان مبهم باعث میشود انجامدهنده برای فهمیدن کار، دوباره سوال بپرسد. همیشه عنوان را به شکل اقدام قابل انجام بنویسید.
خطای دوم، انتخاب نکردن مسئول یا پاسخگو است. اگر مسئول مشخص نباشد، کار انجام نمیشود. اگر پاسخگو مشخص نباشد، معلوم نیست چه کسی نتیجه را تایید میکند.
خطای سوم، خالی گذاشتن تاریخ پایان برای کارهای زماندار است. اگر کاری مهلت دارد، تاریخ پایان را ثبت کنید تا در فیلترهای عقبافتاده و ۷ روز آینده دیده شود.
خطای چهارم، استفاده نکردن از چکلیست برای کارهای چندمرحلهای است. اگر کاری بیش از یک قدم دارد، بهتر است چکلیست داشته باشد. این کار هم انجام کار را سادهتر میکند و هم کنترل آن را دقیقتر.
خطای پنجم، وصل نکردن وظیفه به آیتم مرتبط است. اگر وظیفه مربوط به پروژه یا مشتری خاصی است، همان ارتباط را ثبت کنید تا بعدا در پیگیریها گم نشود.
جمعبندی
برای استفاده درست از وظایف در ERP AImori، وظیفه را مثل یک دستور کار قابل اجرا ثبت کنید: عنوان روشن، وضعیت و اولویت درست، تاریخ پایان، مسئول و پاسخگو، ارتباط با آیتم مرتبط، توضیح کافی، چکلیست و فایلهای لازم.
اگر این موارد را درست وارد کنید، بخش وظایف فقط یک لیست ساده نخواهد بود؛ به ابزار اصلی پیگیری کارهای روزانه تیم تبدیل میشود. بعد از ثبت هم با فیلترهای لیست، تغییر سریع وضعیت و صفحه جزئیات میتوانید ببینید هر کار کجاست، دست چه کسی است و برای تکمیل آن چه چیزهایی باقی مانده است.
نظرات
نظر شما با موفقیت ارسال شد!
از اینکه نظر خود را با ما به اشتراک گذاشتید متشکریم. نظر شما پس از بررسی و تایید منتشر خواهد شد.
خطا در ارسال نظر
مشکلی پیش آمده. لطفا دوباره تلاش کنید.