مدیریت موجودی یعنی چه؟

مدیریت موجودی در ERP AImori یعنی بدانید چه کالایی دارید، کجا نگهداری می‌شود، چه مقدار از آن قابل استفاده است و کدام کالاها به مرحله هشدار رسیده‌اند. این بخش فقط برای انباردار نیست. فروش، خرید، مالی و مدیریت هم به همین اطلاعات نیاز دارند تا تصمیم درست بگیرند.

اگر موجودی به‌روز نباشد، تیم فروش کالایی را می‌فروشد که در انبار نیست، تیم خرید دیر سفارش می‌دهد، و مدیریت از هزینه خواب کالا خبر ندارد. بنابراین صفحه موجودی باید به عنوان یکی از صفحه‌های روزانه کسب‌وکار دیده شود.

از فهرست موجودی شروع کنید

در صفحه انبار، ابتدا فهرست کالاهای موجودی‌دار را بررسی کنید. برای هر کالا معمولاً نام، مقدار، وضعیت و اطلاعات تکمیلی نمایش داده می‌شود. اگر کالا در چند انبار نگهداری می‌شود، فقط عدد کل کافی نیست؛ باید بدانید چه مقدار در هر انبار است.

قبل از تصمیم‌گیری، به این سه پرسش جواب بدهید: این کالا چقدر موجودی دارد؟ حد هشدار یا نقطه سفارش آن چقدر است؟ این موجودی در کدام انبار یا شعبه قرار دارد؟

وقتی این سه جواب روشن باشد، می‌توانید درباره فروش، خرید یا انتقال کالا تصمیم قابل دفاع بگیرید.

تفکیک انبارها را جدی بگیرید

در AImori کالا می‌تواند در چند محل نگهداری شود. ممکن است بخشی از موجودی در انبار مرکزی، بخشی در شعبه فروش و بخشی در محل پروژه باشد. اگر فقط عدد کل را ببینید، ممکن است تصور کنید کالا کافی است، در حالی که کالای قابل ارسال در محل مناسب وجود ندارد.

هنگام بررسی یک کالا، تفکیک موجودی انبارها را ببینید. اگر یک انبار کمبود دارد اما انبار دیگر موجودی اضافه دارد، شاید انتقال داخلی بهتر از خرید جدید باشد. برای کار با انتقال و ثبت ورود و خروج، راهنمای ثبت ورود و خروج کالا در ERP AImori مسیر بعدی است.

کمبود موجودی را از روی نقطه سفارش بخوانید

نقطه سفارش عددی است که در تعریف کالا ثبت می‌شود و نشان می‌دهد پایین‌تر از چه مقداری باید برای تامین دوباره برنامه‌ریزی کرد. صفحه کمبود موجودی کمک می‌کند کالاهایی را ببینید که به این محدوده رسیده‌اند.

در استفاده روزانه، فقط به کالاهای ناموجود نگاه نکنید. کالایی که هنوز چند عدد موجود دارد اما زیر نقطه سفارش افتاده، ممکن است مهم‌تر باشد؛ چون اگر امروز خرید یا انتقال انجام نشود، چند روز بعد فروش یا تولید را متوقف می‌کند.

برای هر ردیف کمبود، بهتر است ابتدا مصرف واقعی، زمان تامین و سفارش‌های باز را بررسی کنید. بعد تصمیم بگیرید خرید جدید، انتقال از انبار دیگر یا اصلاح اطلاعات کالا لازم است.

کاردکس، داستان حرکت کالا را نشان می‌دهد

عدد موجودی فقط نتیجه نهایی است. برای فهمیدن اینکه این عدد چطور ساخته شده، باید تاریخچه حرکت کالا را ببینید. کاردکس نشان می‌دهد چه ورودها، خروج‌ها، انتقال‌ها یا اصلاح‌هایی روی کالا اثر گذاشته‌اند.

اگر موجودی یک کالا غیرمنتظره است، کاردکس اولین جایی است که باید بررسی شود. شاید یک رسید خرید ثبت شده، اما خروج فروش ثبت نشده باشد. شاید یک اصلاح موجودی انجام شده، اما دلیل آن واضح نباشد. شاید کالا بین انبارها جابه‌جا شده و کاربر فقط انبار اشتباه را نگاه می‌کند.

کاردکس برای پیدا کردن خطا، آموزش کاربر و توضیح وضعیت موجودی به مدیریت بسیار مهم است.

تاریخ انقضا، بچ و سری ساخت را فراموش نکنید

برای بعضی کالاها فقط مقدار مهم نیست. اگر کالا تاریخ انقضا، بچ یا سری ساخت دارد، باید هنگام ورود و خروج به این اطلاعات توجه شود. کالاهایی مثل مواد اولیه، تجهیزات حساس، دارو، قطعات دارای گارانتی یا اقلام پروژه‌ای ممکن است بدون این اطلاعات قابل پیگیری نباشند.

وقتی این اطلاعات ثبت شده باشد، انبار می‌تواند بهتر تصمیم بگیرد کدام سری زودتر مصرف شود و در صورت مشکل، کدام خرید یا تحویل باید پیگیری شود.

موجودی را با حدس اصلاح نکنید

اگر عدد موجودی با واقعیت فرق دارد، مستقیم و بی‌دلیل آن را تغییر ندهید. ابتدا کاردکس را بررسی کنید، سپس ببینید آیا سند خرید، خروج کالا، مرجوعی یا انتقالی جا افتاده است یا نه. اگر واقعاً اختلاف فیزیکی وجود دارد، از مسیر انبارگردانی و اصلاح موجودی استفاده کنید. راهنمای انبارگردانی و اصلاح موجودی در ERP AImori دقیقاً برای همین سناریو نوشته شده است.

مثال عملی

فرض کنید کالای «برد کنترل صنعتی» در سیستم ۴۰ عدد موجودی نشان می‌دهد. نقطه سفارش آن ۳۰ عدد است. در نگاه اول وضعیت خوب است. اما وقتی تفکیک انبار را می‌بینید، متوجه می‌شوید ۳۵ عدد در انبار مرکزی و فقط ۵ عدد در شعبه فروش است. فروش امروز از شعبه انجام می‌شود و مشتری ۱۰ عدد نیاز دارد.

در این حالت خرید فوری شاید لازم نباشد. ابتدا می‌توانید انتقال از انبار مرکزی به شعبه را ثبت کنید. اگر بعد از انتقال، موجودی کل به نقطه سفارش نزدیک شد، خرید بعدی را برنامه‌ریزی کنید. این تصمیم زمانی درست گرفته می‌شود که موجودی، تفکیک انبار و نقطه سفارش را با هم ببینید.