هدف این بخش چیست؟

بخش کالاها و خدمات در ERP AImori جایی است که فهرست قابل اتکای اقلام کسب‌وکار ساخته می‌شود. اگر این بخش دقیق ثبت شود، فروش، خرید، انبار و گزارش‌های مالی هم قابل پیگیری‌تر می‌شوند. اگر بی‌نظم ثبت شود، کاربر در زمان صدور فاکتور یا کنترل موجودی با نام‌های تکراری، قیمت‌های نامشخص و واحدهای متفاوت روبه‌رو می‌شود.

هدف این راهنما این است که کاربر بداند هنگام تعریف یک محصول یا خدمت چه تصمیم‌هایی باید بگیرد و هر فیلد را با چه منطقی کامل کند.

قبل از ایجاد کالا یا خدمت تصمیم بگیرید

قبل از زدن دکمه افزودن، مشخص کنید چیزی که می‌خواهید ثبت کنید واقعاً کالا است یا خدمت. کالا چیزی است که موجودی دارد، وارد انبار می‌شود، از انبار خارج می‌شود و می‌توان برای آن نقطه سفارش یا موجودی اولیه در نظر گرفت. خدمت معمولاً موجودی انبار ندارد و بیشتر برای فروش خدمت، اجرای پروژه، پشتیبانی یا حق‌الزحمه استفاده می‌شود.

اگر یک مورد گاهی مثل کالا و گاهی مثل خدمت استفاده می‌شود، بهتر است آن را به دو رکورد جدا تبدیل کنید. برای مثال «دستگاه کنترل کیفیت» یک کالا است، اما «نصب دستگاه کنترل کیفیت» یک خدمت است. جدا کردن این دو باعث می‌شود قیمت، موجودی و گزارش‌ها با هم قاطی نشوند.

ثبت اطلاعات پایه

در فرم کالا یا خدمت، اولین بخش مربوط به هویت آیتم است. نام باید کوتاه، قابل جست‌وجو و بدون عبارت‌های اضافی باشد. به جای «محصول جدید مدل خوب مخصوص مشتریان»، نامی مثل «سنسور دما صنعتی مدل X12» استفاده کنید.

کد یا SKU برای جلوگیری از تکرار بسیار مهم است. اگر کسب‌وکار شما کد داخلی دارد، همان را وارد کنید. اگر هنوز کدگذاری ندارید، یک الگوی ساده انتخاب کنید؛ مثلاً سه حرف گروه کالا، سال یا سری، و یک شماره ترتیبی. مهم این است که همه تیم از یک الگو استفاده کنند.

دسته‌بندی کمک می‌کند کالاها و خدمات در فهرست‌ها قابل فیلتر باشند. دسته‌بندی را بیش از حد ریز نکنید. اگر برای هر کالا یک دسته جدید بسازید، بعداً هیچ گزارشی معنی‌دار نخواهد بود. دسته باید سطحی باشد که برای فروش، خرید یا انبار واقعاً کاربرد داشته باشد.

واحد اندازه‌گیری هم باید دقیق انتخاب شود. برای کالاها واحدهایی مثل عدد، کیلوگرم، متر یا بسته اهمیت دارد. برای خدمت می‌توان از ساعت، پروژه، جلسه یا مورد استفاده کرد. اگر واحد اشتباه انتخاب شود، مقدار فاکتور و موجودی بعداً گمراه‌کننده می‌شود.

قیمت خرید و قیمت فروش را جدا ببینید

در AImori می‌توانید قیمت خرید و قیمت فروش را برای آیتم نگه دارید. قیمت خرید برای تحلیل هزینه و خریدهای بعدی مهم است. قیمت فروش برای صدور فاکتور و پیشنهاد قیمت استفاده می‌شود. این دو را یکی فرض نکنید، چون حاشیه سود و تصمیم‌های فروش به تفاوت همین دو وابسته است.

برای کالاهایی که قیمت متغیر دارند، بهتر است قیمت پایه را ثبت کنید و در زمان فاکتور، قیمت نهایی را با توجه به توافق، تخفیف یا شرایط مشتری تنظیم کنید. برای خدمات هم اگر نرخ ساعتی یا بسته‌ای دارید، همان را در قیمت فروش بگذارید تا کاربر هنگام صدور سند از صفر شروع نکند.

برای کالاهای فیزیکی، موجودی را همان ابتدا جدی بگیرید

اگر آیتم کالا است، بخش مربوط به انبار را کامل کنید. مشخص کنید کالا در چه انبارهایی نگهداری می‌شود و اگر موجودی اولیه دارید، آن را با دقت ثبت کنید. نقطه سفارش هم عددی است که به شما می‌گوید چه زمانی باید برای تامین دوباره کالا اقدام کنید.

نقطه سفارش نباید حدسی و تزئینی باشد. اگر مصرف ماهانه یک کالا زیاد است، نقطه سفارش باید بالاتر باشد. اگر تامین‌کننده دیر تحویل می‌دهد، باز هم نقطه سفارش باید زودتر هشدار بدهد. این عدد بعداً در گزارش کمبود موجودی کاربرد دارد و به تیم کمک می‌کند قبل از تمام شدن کالا اقدام کند. برای ادامه این مسیر، مقاله راهنمای مدیریت انبار و موجودی در ERP AImori را هم ببینید.

برای خدمات، موجودی نسازید

یکی از اشتباه‌های رایج این است که خدمت را مثل کالا تعریف کنیم و بعد برای آن موجودی، انبار یا ورود و خروج ثبت کنیم. اگر آیتم خدمت است، تمرکز را روی نام، دسته‌بندی، واحد و قیمت بگذارید. خدمت باید در فاکتور قابل انتخاب باشد، اما نباید باعث شلوغی گزارش موجودی شود.

کاتالوگ را تمیز نگه دارید

هر چند وقت یک بار فهرست کالاها و خدمات را مرور کنید. موارد تکراری را شناسایی کنید، نام‌های مبهم را اصلاح کنید و دسته‌بندی‌های بی‌استفاده را کمتر کنید. اگر یک کالا چند مدل دارد، بهتر است مدل‌ها با نام مشخص یا ساختار variant ثبت شوند تا تیم فروش و انبار بدانند دقیقاً با کدام مورد کار می‌کنند.

قانون ساده این است: هر آیتم باید به اندازه‌ای واضح باشد که یک کاربر جدید بتواند بدون پرسیدن از دیگران آن را در فاکتور یا عملیات انبار انتخاب کند.

مثال عملی

فرض کنید شرکت شما «سنسور فشار صنعتی مدل P200» می‌فروشد و خدمات نصب هم ارائه می‌کند. اول یک کالا با نام سنسور، کد SKU، دسته‌بندی تجهیزات صنعتی، واحد عدد، قیمت خرید، قیمت فروش، انبار اصلی و نقطه سفارش تعریف می‌کنید. سپس یک خدمت جدا با نام «نصب سنسور فشار صنعتی»، واحد پروژه یا ساعت و قیمت فروش تعریف می‌کنید.

وقتی خرید انجام شود، سنسور وارد موجودی می‌شود. وقتی به مشتری فروخته شود، خروج کالا قابل پیگیری است. اما خدمت نصب فقط در فاکتور می‌آید و موجودی انبار را تغییر نمی‌دهد. همین جداسازی ساده باعث می‌شود گزارش فروش، موجودی و سودآوری قابل اعتماد بماند.