چرا ثبت حرکت کالا مهم است؟

موجودی انبار فقط با تعریف کالا ساخته نمی‌شود. هر بار کالا وارد می‌شود، خارج می‌شود، برگشت می‌خورد یا بین انبارها جابه‌جا می‌شود، باید یک حرکت قابل پیگیری ثبت شود. در ERP AImori این حرکت‌ها باعث می‌شوند عدد موجودی، کاردکس و گزارش‌های انبار قابل اعتماد بمانند.

اگر ورود و خروج کالا ثبت نشود، بعد از چند روز هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید عدد موجودی از کجا آمده است. ممکن است کالا فروخته شده باشد اما هنوز در سیستم موجود دیده شود، یا خرید انجام شده باشد اما انبار آن را نبیند.

نوع عملیات را درست انتخاب کنید

قبل از ثبت، مشخص کنید با چه نوع حرکتی روبه‌رو هستید. ورود کالا معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که خرید یا برگشت از مشتری به انبار می‌رسد. خروج کالا معمولاً مربوط به تحویل فروش، مصرف داخلی یا برگشت به تامین‌کننده است. انتقال کالا زمانی است که یک کالا از یک انبار یا شعبه به محل دیگری می‌رود. اصلاح موجودی زمانی استفاده می‌شود که پس از بررسی، عدد واقعی با عدد سیستم فرق دارد.

انتخاب نوع عملیات مهم است، چون هرکدام اثر متفاوتی روی موجودی دارد. ورود مقدار را افزایش می‌دهد، خروج مقدار را کاهش می‌دهد، انتقال محل نگهداری را تغییر می‌دهد و اصلاح موجودی اختلاف را کنترل‌شده ثبت می‌کند.

اطلاعات لازم قبل از ثبت

برای ثبت یک عملیات تمیز، چند چیز باید آماده باشد: تاریخ عملیات، انبار یا محل مرتبط، کالاهای مورد نظر، مقدار هر کالا و در صورت نیاز توضیح کوتاه. اگر کالا بچ، سری ساخت، محل قفسه یا تاریخ انقضا دارد، بهتر است همان لحظه وارد شود نه چند روز بعد.

در عملیات خرید یا تحویل فروش، شخص طرف معامله هم اهمیت دارد. برای خرید، تامین‌کننده و برای فروش، مشتری یا سفارش مرتبط به شما کمک می‌کند بعداً بفهمید کالا از کجا آمده یا به کجا رفته است.

ردیف‌های کالا را دقیق وارد کنید

در هر عملیات، کالاها به صورت ردیف وارد می‌شوند. برای هر ردیف، کالا را از فهرست انتخاب کنید، مقدار را بنویسید و اگر لازم است بهای واحد، بچ، سری ساخت یا توضیح وارد کنید. مقدار نباید حدسی باشد؛ اگر تعداد روی سند با تعداد واقعی فرق دارد، همان لحظه موضوع را مشخص کنید.

برای کالاهایی که واحد اندازه‌گیری دارند، دقت کنید مقدار با همان واحد ثبت شود. اگر کالا به «بسته» تعریف شده اما شما تعداد «عدد» وارد می‌کنید، گزارش‌ها در ادامه گمراه‌کننده می‌شوند. ریشه این مشکل معمولاً به تعریف اولیه کالا برمی‌گردد؛ اگر لازم بود راهنمای مدیریت کالاها و خدمات در ERP AImori را مرور کنید.

اثر عملیات روی موجودی را بفهمید

بعد از ثبت ورود کالا، موجودی آن کالا در محل انتخاب‌شده افزایش پیدا می‌کند. بعد از ثبت خروج، موجودی کاهش پیدا می‌کند. انتقال، موجودی کل را تغییر نمی‌دهد اما موجودی هر محل را عوض می‌کند. اصلاح موجودی، اختلاف بین عدد سیستم و واقعیت را به صورت شفاف ثبت می‌کند.

این تفاوت‌ها ساده به نظر می‌رسند، اما در عمل بسیار مهم هستند. برای مثال اگر کالایی از انبار مرکزی به شعبه فروش منتقل شده، نباید آن را به عنوان خروج فروش ثبت کنید. خروج فروش یعنی کالا دیگر در اختیار کسب‌وکار نیست. انتقال یعنی کالا هنوز متعلق به کسب‌وکار است، فقط محل آن عوض شده است.

ورود خرید و فاکتور خرید را هماهنگ نگه دارید

در بعضی فرآیندها، خرید کالا و ورود فیزیکی آن جدا ثبت می‌شوند. ممکن است کالا امروز به انبار برسد اما فاکتور خرید فردا تایید شود. AImori این امکان را می‌دهد که عملیات انبار و سند خرید با هم قابل پیگیری باشند. برای فهم بهتر بخش مالی خرید، مقاله راهنمای ثبت فاکتور خرید در ERP AImori را ببینید.

برای کاربر عملیاتی، نکته مهم این است: رسیدن فیزیکی کالا را در انبار ثبت کنید، و سند مالی خرید را هم در جای خودش کامل کنید تا موجودی و حسابداری از هم جدا نیفتند.

اشتباه‌های رایج

اولین اشتباه، ثبت خروج به جای انتقال است. دومین اشتباه، ثبت اصلاح موجودی قبل از بررسی کاردکس است. سومین اشتباه، ثبت ورود بدون انتخاب درست انبار است. چهارمین اشتباه، ثبت کالا با نام مشابه اما اشتباه است؛ مثلاً انتخاب مدل قدیمی به جای مدل جدید.

برای کاهش خطا، قبل از ذخیره، یک بار عملیات را مثل یک جمله بخوانید: «در تاریخ مشخص، این مقدار از این کالا، در این انبار، به این دلیل وارد یا خارج می‌شود.» اگر جمله واضح نیست، ثبت هم احتمالاً ناقص است.

مثال عملی

فرض کنید ۲۰ عدد «برد کنترل صنعتی» از تامین‌کننده رسیده است. ابتدا عملیات ورود یا رسید کالا را باز می‌کنید، تامین‌کننده و تاریخ را انتخاب می‌کنید، انبار مرکزی را می‌گذارید، کالا را انتخاب می‌کنید و مقدار ۲۰ را ثبت می‌کنید. اگر کالا بچ یا سری ساخت دارد، همان را وارد می‌کنید.

چند روز بعد ۸ عدد از همین کالا به شعبه فروش ارسال می‌شود. این بار عملیات انتقال را ثبت می‌کنید، مبدا را انبار مرکزی و مقصد را شعبه فروش می‌گذارید. موجودی کل هنوز ۲۰ عدد است، اما محل نگهداری تغییر کرده است. اگر بعداً ۳ عدد به مشتری تحویل شود، خروج فروش ثبت می‌شود و موجودی کل به ۱۷ عدد می‌رسد.