پرداختی در AImori چه چیزی را ثبت می‌کند؟

پرداختی در ERP AImori نشان می‌دهد کسب‌وکار چه مبلغی را به یک تامین‌کننده، پیمانکار، کارمند یا طرف حساب پرداخت کرده است. این پرداخت می‌تواند نقدی، بانکی، کارت، چک یا روش دیگری باشد. هدف فقط ثبت خروج پول نیست؛ هدف این است که بدانید این پول بابت چه چیزی پرداخت شده و کدام بدهی را کمتر کرده است.

اگر پرداخت‌ها جدا از فاکتورهای خرید یا بدهی‌های باز ثبت شوند، بعداً گزارش مالی مبهم می‌شود. ممکن است بدانید پول خارج شده، اما ندانید بابت کدام تامین‌کننده یا کدام سند بوده است.

چه زمانی پرداختی ثبت شود؟

هر وقت پول از کسب‌وکار خارج می‌شود و به طرف حسابی پرداخت می‌شود، باید پرداختی ثبت شود. پرداخت بابت فاکتور خرید، پیش‌پرداخت به تامین‌کننده، تسویه بخشی از بدهی، پرداخت چکی و پرداخت بانکی همگی باید قابل پیگیری باشند.

اگر هنوز فاکتور خرید ثبت نشده اما پولی پرداخت شده، پرداخت را با توضیح دقیق ثبت کنید تا بعداً بتوانید آن را به سند مرتبط وصل یا با آن تطبیق دهید. اگر فاکتور خرید موجود است، بهتر است پرداخت را با همان فاکتور یا بدهی مرتبط در نظر بگیرید.

طرف حساب را درست انتخاب کنید

در فرم پرداخت، طرف حساب یکی از مهم‌ترین فیلدهاست. اگر پول به تامین‌کننده‌ای پرداخت شده، همان تامین‌کننده را انتخاب کنید. اگر پرداخت به شخص دیگری است، از انتخاب نام مشابه یا رکورد تکراری خودداری کنید.

انتخاب درست طرف حساب باعث می‌شود مانده حساب او واضح بماند. اگر برای یک تامین‌کننده چند رکورد جدا ساخته شود، بدهی‌ها و پرداخت‌ها بین چند نام پخش می‌شوند و گزارش نهایی قابل اعتماد نیست.

مبلغ را با بدهی باز مقایسه کنید

مبلغ پرداختی باید با بدهی یا توافق واقعی هماهنگ باشد. اگر قرار است بخشی از فاکتور تسویه شود، همان مبلغ جزئی را وارد کنید. اگر پرداخت بیش از بدهی است، قبل از ثبت بررسی کنید که آیا پیش‌پرداخت است یا اشتباه وارد شده است.

در AImori کنترل مبلغ کمک می‌کند پرداختی بیش از حد یا بدون ارتباط روشن به بدهی، بی‌دلیل ثبت نشود. با این حال مسئولیت نهایی با کاربر است که بداند این پول بابت چه موضوعی پرداخت می‌شود.

روش پرداخت را مشخص کنید

روش پرداخت باید واقعیت خروج پول را نشان دهد. اگر پول از بانک پرداخت شده، روش بانکی و حساب مربوط را انتخاب کنید. اگر از صندوق پرداخت شده، روش نقدی مناسب است. اگر پرداخت با چک است، شماره چک، بانک و تاریخ سررسید اهمیت دارد. برای چک‌ها، راهنمای مدیریت چک‌ها در ERP AImori را هم ببینید.

روش پرداخت فقط یک برچسب نیست. روی گزارش جریان نقدی، حساب‌های مالی و پیگیری اسناد اثر می‌گذارد. بنابراین نباید همه پرداخت‌ها را با یک روش عمومی ثبت کرد.

پرداخت را به فاکتور یا بدهی مرتبط وصل کنید

بهترین حالت این است که پرداختی مشخص کند بابت کدام فاکتور خرید یا کدام بدهی است. اگر پرداخت مربوط به یک فاکتور خرید است، آن را در ادامه همان فرآیند ببینید. مقاله راهنمای ثبت فاکتور خرید در ERP AImori توضیح می‌دهد بدهی خرید چطور ایجاد می‌شود.

وقتی پرداخت درست ثبت شود، مانده بدهی تامین‌کننده کاهش پیدا می‌کند و تیم مالی می‌تواند بگوید چه مقدار از بدهی هنوز باز است.

وضعیت پرداخت را پیگیری کنید

بعضی پرداخت‌ها فوراً قطعی هستند، مثل پرداخت نقدی یا انتقال بانکی تاییدشده. بعضی پرداخت‌ها نیاز به پیگیری دارند، مثل چک‌هایی که هنوز سررسید نشده‌اند یا انتقال‌هایی که تایید بانکی نگرفته‌اند.

در استفاده روزانه، فقط به ثبت اولیه بسنده نکنید. پرداخت‌های باز، چک‌های در جریان و اسنادی که هنوز تایید نشده‌اند باید پیگیری شوند. این کار جلوی فراموشی تعهدات و اختلاف با تامین‌کننده را می‌گیرد.

مثال عملی

فرض کنید برای فاکتور خرید ۵۰ میلیون تومانی از تامین‌کننده، امروز ۲۰ میلیون تومان پرداخت می‌کنید و باقی مانده برای ماه بعد می‌ماند. در فرم پرداخت، تامین‌کننده را انتخاب می‌کنید، مبلغ ۲۰ میلیون را وارد می‌کنید، روش پرداخت بانکی را می‌گذارید و حساب بانکی را مشخص می‌کنید. در توضیح می‌نویسید که پرداخت بابت بخشی از فاکتور خرید مربوط است.

بعد از ثبت، بدهی تامین‌کننده نباید صفر شود؛ فقط باید ۲۰ میلیون کمتر شود. اگر ماه بعد باقی مبلغ با چک پرداخت شد، پرداخت جدید با روش چک ثبت می‌شود و وضعیت آن تا زمان پاس شدن پیگیری می‌شود. این روش باعث می‌شود جریان پول و مانده بدهی شفاف بماند.