چرا چکها باید جداگانه پیگیری شوند؟
چک با پرداخت نقدی یا انتقال بانکی تفاوت دارد. ممکن است امروز صادر یا دریافت شود، اما اثر قطعی آن در آینده مشخص شود. به همین دلیل ERP AImori برای چکها امکان ثبت اطلاعات، سررسید، وضعیت و پیگیری جداگانه فراهم میکند.
اگر چکها فقط در توضیح یک پرداخت نوشته شوند، احتمال فراموشی زیاد است. ممکن است چک دریافتی در موعد مقرر به بانک نرود، چک پرداختی پاس نشود یا چک برگشتی به موقع پیگیری نشود. مدیریت چک یعنی هیچ تعهدی بدون وضعیت روشن باقی نماند.
تفاوت چک دریافتی و چک پرداختی
چک دریافتی چکی است که مشتری یا طرف حساب به کسبوکار داده است. این چک تا زمانی که وصول نشود، پول قطعی محسوب نمیشود. چک پرداختی چکی است که کسبوکار به تامینکننده یا طرف حساب داده است و باید در سررسید پاس شود.
در AImori هنگام ثبت چک باید مشخص باشد چک از کدام نوع است. این تفاوت روی پیگیری و اقدام بعدی اثر دارد. برای چک دریافتی ممکن است اقدام بعدی «واگذاری به بانک» یا «وصول» باشد. برای چک پرداختی، اقدام بعدی معمولاً پیگیری پاس شدن یا ثبت وضعیت نهایی است.
چه اطلاعاتی را هنگام ثبت چک وارد کنیم؟
برای هر چک، حداقل این اطلاعات مهم است: شماره یا شناسه چک، مبلغ، تاریخ سررسید، بانک، طرف حساب و نوع چک. اگر توضیحی درباره دلیل دریافت یا پرداخت چک وجود دارد، همان لحظه وارد کنید.
شماره چک را دقیق وارد کنید. اگر شماره اشتباه ثبت شود، بعداً پیدا کردن چک در فهرست سخت میشود. تاریخ سررسید هم باید با دقت وارد شود، چون پیگیریهای روزانه بر اساس همین تاریخ انجام میشود.
وضعیت چک را زنده نگه دارید
چک فقط یک بار ثبت نمیشود؛ وضعیت آن باید با گذشت زمان بهروز شود. چک دریافتی ممکن است ابتدا در وضعیت دریافتشده باشد، سپس به بانک واگذار شود و در نهایت وصول یا برگشت بخورد. چک پرداختی ممکن است صادرشده باشد، در جریان باشد و بعد پاس یا برگشت شود.
در فهرست یا نمای کارتهای چک، وضعیتها کمک میکنند سریع بفهمید کدام چک نیاز به اقدام دارد. اگر چکی سررسید شده اما هنوز وضعیت نهایی ندارد، باید بررسی شود.
چک را به پرداخت یا دریافت مرتبط کنید
چک معمولاً مستقل از عملیات مالی نیست. ممکن است بابت یک فاکتور خرید پرداخت شده باشد یا بابت فروش از مشتری دریافت شده باشد. وقتی چک را ثبت میکنید، تلاش کنید ارتباط آن با پرداخت، دریافت یا سند مرتبط روشن باشد.
اگر چک برای پرداخت به تامینکننده است، مقاله راهنمای ثبت پرداختیها در ERP AImori مسیر ثبت مالی آن را توضیح میدهد. اگر چک بابت دریافت از مشتری است، میتوان آن را در کنار فرآیند دریافت و فروش پیگیری کرد.
سررسیدها را روزانه مرور کنید
یکی از مهمترین کارهای مالی، مرور چکهای نزدیک به سررسید است. چکهای دریافتی باید قبل از سررسید آماده اقدام باشند. چکهای پرداختی باید با موجودی بانک و برنامه نقدینگی هماهنگ شوند.
اگر سررسیدها را فقط آخر ماه بررسی کنید، ممکن است فرصت پیگیری از دست برود. بهتر است چکهای امروز، این هفته و هفته آینده به شکل منظم بررسی شوند. این کار به مدیریت نقدینگی و اعتماد طرف حسابها کمک میکند.
هنگام برگشت خوردن چک، وضعیت را پنهان نکنید
اگر چک برگشت خورد، باید وضعیت آن در سیستم ثبت شود. پنهان کردن یا باقی گذاشتن چک در وضعیت قبلی باعث میشود گزارش مالی بیش از حد خوشبینانه باشد. چک برگشتی نیاز به پیگیری جدا دارد و باید برای مدیریت قابل مشاهده باشد.
ثبت وضعیت واقعی به معنی شکست فرآیند نیست؛ یعنی سیستم تصویر درستتری از تعهدات و ریسکها دارد.
مثال عملی
فرض کنید به تامینکننده بابت بخشی از بدهی خرید، یک چک ۳۰ میلیون تومانی با سررسید ماه آینده دادهاید. در AImori، پرداختی را با روش چک ثبت میکنید، شماره چک، بانک و تاریخ سررسید را وارد میکنید و طرف حساب را همان تامینکننده قرار میدهید.
تا قبل از سررسید، چک در وضعیت صادرشده یا در جریان قابل پیگیری است. نزدیک سررسید، تیم مالی موجودی بانک را بررسی میکند. وقتی چک پاس شد، وضعیت آن به پاسشده تغییر میکند. اگر مشکلی پیش آمد، وضعیت برگشتی ثبت میشود و پیگیری آن جدا ادامه پیدا میکند.
همین مسیر برای چک دریافتی هم کاربرد دارد؛ با این تفاوت که اقدامها از سمت دریافت، واگذاری و وصول دنبال میشوند.
نظرات
نظر شما با موفقیت ارسال شد!
از اینکه نظر خود را با ما به اشتراک گذاشتید متشکریم. نظر شما پس از بررسی و تایید منتشر خواهد شد.
خطا در ارسال نظر
مشکلی پیش آمده. لطفا دوباره تلاش کنید.