فاکتور خرید چه نقشی دارد؟

فاکتور خرید در ERP AImori سندی است که نشان می‌دهد کسب‌وکار از یک تامین‌کننده چه چیزی خریده، با چه مبلغی، در چه تاریخی و با چه وضعیت پرداختی. این سند هم برای مالی مهم است، هم برای انبار و هم برای مدیریت تامین.

اگر فاکتور خرید دقیق ثبت شود، بدهی به تامین‌کننده روشن می‌ماند، موجودی کالا قابل پیگیری می‌شود و هزینه واقعی خرید در گزارش‌ها دیده می‌شود. اگر ناقص ثبت شود، ممکن است کالا وارد انبار شده باشد اما بدهی مالی نامشخص بماند، یا برعکس، سند مالی ثبت شود اما موجودی به‌روز نشود.

قبل از ثبت، مدارک خرید را آماده کنید

قبل از باز کردن فرم فاکتور خرید، اطلاعات اصلی را آماده کنید: نام تامین‌کننده، تاریخ فاکتور، تاریخ سررسید در صورت خرید اعتباری، لیست کالاها یا خدمات، مقدار، قیمت واحد، تخفیف، مالیات و شرایط پرداخت.

اگر کالاها قبلاً به انبار رسیده‌اند، رسید یا عملیات ورود کالا را هم بررسی کنید. اگر هنوز کالا نرسیده، فاکتور را طوری ثبت کنید که وضعیت سند و پیگیری انبار برای تیم روشن بماند.

تامین‌کننده را درست انتخاب کنید

اولین تصمیم مهم انتخاب تامین‌کننده است. اگر تامین‌کننده در سیستم وجود ندارد، بهتر است قبل از ثبت فاکتور، اطلاعات پایه او کامل شود. نام تامین‌کننده نباید چند بار با شکل‌های مختلف ثبت شود. این موضوع بعداً باعث می‌شود بدهی‌ها و پرداخت‌ها پخش شوند و گزارش تامین‌کننده قابل اعتماد نباشد.

وقتی تامین‌کننده درست انتخاب شود، فاکتور خرید، پرداختی‌ها و سوابق خرید همه زیر همان شخص یا شرکت دیده می‌شوند.

ردیف‌های خرید را دقیق وارد کنید

در هر فاکتور، کالا یا خدمت را از فهرست انتخاب کنید، مقدار را وارد کنید و قیمت واحد را بنویسید. اگر تخفیف وجود دارد، تخفیف را در همان ردیف ثبت کنید تا مبلغ نهایی شفاف باشد. اگر مالیات اعمال می‌شود، نرخ مالیات را هم بررسی کنید.

برای کالاهای انباردار، انتخاب آیتم درست اهمیت زیادی دارد. اگر به جای مدل اصلی، مدل مشابه انتخاب شود، موجودی اشتباه می‌شود. اگر کالا هنوز در کاتالوگ تعریف نشده، اول آن را از مسیر مدیریت کالاها و خدمات در ERP AImori کامل کنید.

خرید نقدی، بانکی، چکی یا اعتباری

در زمان ثبت فاکتور، نوع پرداخت را بر اساس واقعیت انتخاب کنید. اگر همان لحظه پول پرداخت می‌شود، روش پرداخت باید نقدی، بانکی، کارت یا روش مناسب باشد. اگر قرار است بعداً پرداخت شود، خرید اعتباری است و سررسید اهمیت پیدا می‌کند.

برای خرید اعتباری، هدف این است که بدهی به تامین‌کننده باز بماند تا بعداً از مسیر پرداختی بسته شود. در این حالت مقاله راهنمای ثبت پرداختی‌ها در ERP AImori ادامه طبیعی همین فرآیند است.

ارتباط فاکتور خرید با موجودی

اگر خرید مربوط به کالا است، باید مشخص باشد موجودی چه زمانی افزایش پیدا می‌کند. گاهی ورود فیزیکی کالا همزمان با فاکتور ثبت می‌شود. گاهی کالا وارد انبار شده اما فاکتور مالی بعداً می‌آید. AImori برای این سناریوها امکان پیگیری ارتباط بین خرید و موجودی را فراهم می‌کند.

برای کاربر، نکته مهم این است که فاکتور خرید را جای رسید انبار ننشاند. اگر کالا واقعاً وارد شده، ورود کالا هم باید از مسیر درست ثبت شود. برای جزئیات بیشتر، راهنمای ثبت ورود و خروج کالا در ERP AImori را ببینید.

وضعیت سند را پیگیری کنید

فاکتور خرید ممکن است پیش‌نویس، ثبت‌شده، تاییدشده یا باطل‌شده باشد. قبل از اتکا به یک فاکتور در گزارش‌ها، وضعیت آن را بررسی کنید. اگر فاکتور هنوز در حالت پیش‌نویس است، نباید مثل سند نهایی با آن رفتار شود.

برای اصلاح اشتباه، بهتر است به جای ساختن فاکتور تکراری، همان سند را بررسی و مسیر اصلاح را دنبال کنید. فاکتورهای تکراری یکی از دلایل اصلی اختلاف بدهی تامین‌کننده هستند.

مثال عملی

فرض کنید از تامین‌کننده «تجهیز صنعت» تعداد ۱۰ عدد برد کنترل صنعتی با قیمت واحد مشخص خریداری شده است. ابتدا تامین‌کننده را انتخاب می‌کنید، تاریخ فاکتور و سررسید را وارد می‌کنید، سپس کالا را از کاتالوگ انتخاب می‌کنید و مقدار ۱۰ را می‌نویسید. اگر تخفیف یا مالیات وجود دارد، همان‌جا ثبت می‌شود.

اگر پرداخت قرار است ماه بعد انجام شود، نوع پرداخت را اعتباری می‌گذارید. بعد از ثبت، بدهی تامین‌کننده در سیستم قابل پیگیری است. وقتی پول پرداخت شد، پرداختی جداگانه ثبت می‌شود و بدهی همان فاکتور بسته یا کمتر می‌شود. اگر کالا هم وارد انبار شده، رسید ورود کالا باعث می‌شود موجودی واقعی به‌روز بماند.