این راهنما برای چه کسی است؟
همه کاربران ERP AImori حسابدار نیستند، اما بسیاری از کارها اثر مالی دارند. خرید، فروش، دریافت، پرداخت، چک و اصلاح موجودی همگی در نهایت روی حسابها و اسناد مالی اثر میگذارند. این راهنما برای کاربری نوشته شده که میخواهد مسیر مالی را بفهمد، بدون اینکه وارد جزئیات پیچیده حسابداری شود.
هدف این نیست که کاربر عادی حسابدار شود. هدف این است که بداند سند مالی چیست، حساب مالی چه کاربردی دارد و وقتی یک عملیات انجام میدهد، چطور اثر آن را پیگیری کند.
حساب مالی یعنی محل دستهبندی پول و ارزش
حساب مالی مثل یک پوشه منظم برای ثبت اثر مالی عملیات است. برای مثال بانک، صندوق، موجودی کالا، حسابهای پرداختنی، حسابهای دریافتنی، درآمد فروش و هزینهها هرکدام میتوانند حساب مالی باشند.
در AImori حسابها معمولاً با کد و نام مشخص میشوند. کد کمک میکند ترتیب و ساختار حسابها حفظ شود. نام کمک میکند کاربر بفهمد این حساب برای چه موضوعی است. بعضی حسابها فقط گروهبندی هستند و نباید مستقیم در سند استفاده شوند. بعضی حسابها حساب عملیاتی هستند و در سندها به کار میروند.
برای کاربر غیرحسابدار، مهمترین نکته این است: حساب را بر اساس مفهوم واقعی عملیات انتخاب کنید، نه بر اساس حدس یا شباهت نام.
سند مالی یعنی ثبت رسمی اثر یک عملیات
هر عملیات مالی در قالب سند قابل پیگیری میشود. فاکتور خرید، پرداخت، دریافت، فروش یا سند دستی میتواند ردیفهای مالی داشته باشد. هر ردیف میگوید کدام حساب، چه مقدار بدهکار یا بستانکار شده است.
اگر سند درست ثبت شود، بعداً میتوانید بفهمید چرا مانده بانک تغییر کرده، چرا بدهی تامینکننده کم شده یا چرا موجودی کالا افزایش یافته است. اگر سند ناقص یا تکراری باشد، گزارشها دچار اختلاف میشوند.
بدهکار و بستانکار را ساده ببینید
در حسابداری دوبل، هر سند باید تراز باشد؛ یعنی جمع بدهکار و جمع بستانکار برابر شود. لازم نیست کاربر روزمره همه قواعد حسابداری را حفظ کند، اما باید بداند سند نامتوازن قابل اعتماد نیست.
برای مثال وقتی خرید اعتباری ثبت میشود، از یک طرف موجودی یا هزینه خرید افزایش پیدا میکند و از طرف دیگر بدهی به تامینکننده ایجاد میشود. وقتی پرداخت انجام میشود، بدهی تامینکننده کم میشود و بانک یا صندوق کاهش پیدا میکند.
اگر این منطق را ساده بفهمید، بررسی سندها راحتتر میشود. میتوانید بپرسید: «این عملیات چه چیزی را زیاد کرده و چه چیزی را کم کرده است؟»
وضعیت سند را قبل از اتکا بررسی کنید
سندها میتوانند وضعیتهای مختلف داشته باشند. سند پیشنویس هنوز نهایی نیست. سند ثبتشده یا تاییدشده قابل اتکاتر است. سند باطلشده نباید مثل سند فعال در تحلیل روزمره استفاده شود.
قبل از اینکه یک عدد مالی را مبنا قرار دهید، وضعیت سندهای مرتبط را بررسی کنید. اگر فاکتور خرید هنوز پیشنویس است، بدهی قطعی تلقی نکنید. اگر پرداخت ثبت شده اما تایید نشده، جریان نقدی را با احتیاط بخوانید.
حسابها را بیدلیل تغییر ندهید
ساختار حسابها معمولاً یک ستون اصلی برای گزارشهای مالی است. اگر بدون هماهنگی حساب جدید بسازید یا نام حسابها را تغییر دهید، گزارشها ممکن است پراکنده شوند. برای تغییر حسابها، بهتر است مدیر مالی یا مسئول سیستم سیاست مشخصی داشته باشد.
اگر نیاز به حساب جدید دارید، اول بررسی کنید آیا حساب مناسب از قبل وجود دارد یا نه. حسابهای تکراری همان مشکلی را ایجاد میکنند که مشتری یا تامینکننده تکراری ایجاد میکند: اطلاعات پخش میشود و ماندهها سختتر فهمیده میشوند.
گزارشها را از سندهای معتبر بخوانید
گزارشهایی مثل خلاصه دفتر، تراز آزمایشی، گزارش نقد و بانک یا گزارش سود و زیان بر اساس سندهای مالی ساخته میشوند. اگر سندها درست، کامل و در وضعیت معتبر باشند، گزارشها هم قابل اعتمادتر هستند.
وقتی عددی در گزارش عجیب است، به جای تغییر مستقیم گزارش، سندهای پشت آن را بررسی کنید. ممکن است یک پرداخت دوبار ثبت شده باشد، یک فاکتور در وضعیت اشتباه مانده باشد یا حساب نادرست انتخاب شده باشد.
ارتباط با خرید، پرداخت و چک
خرید اعتباری بدهی ایجاد میکند. پرداختی این بدهی را کمتر میکند. چک پرداختی تعهدی است که در آینده باید پاس شود. چک دریافتی هم پول قطعی نیست تا زمانی که وصول شود. به همین دلیل فهم حسابها و اسناد مالی به استفاده درست از راهنماهای ثبت فاکتور خرید، ثبت پرداختیها و مدیریت چکها کمک میکند.
مثال عملی
فرض کنید شرکت شما از تامینکننده کالایی خریده و پرداخت آن یک ماه بعد انجام میشود. در زمان ثبت فاکتور خرید، سند مالی نشان میدهد موجودی یا هزینه خرید افزایش یافته و بدهی به تامینکننده ایجاد شده است. وقتی ماه بعد پرداخت بانکی انجام میشود، سند پرداخت نشان میدهد بدهی تامینکننده کم شده و موجودی بانک کاهش یافته است.
اگر این دو سند هر دو درست باشند، گزارش تامینکننده، مانده بانک و وضعیت خرید با هم هماهنگ میشوند. اگر فقط فاکتور ثبت شود و پرداخت جا بماند، بدهی بیش از واقعیت نشان داده میشود. اگر پرداخت ثبت شود اما به طرف حساب یا سند درست مرتبط نشود، تیم مالی نمیتواند بفهمد کدام بدهی بسته شده است.
بنابراین مسیر درست این است: عملیات واقعی را از صفحه مناسب ثبت کنید، وضعیت سند را بررسی کنید و در صورت اختلاف، از سندهای پشت گزارش شروع به پیگیری کنید.
نظرات
نظر شما با موفقیت ارسال شد!
از اینکه نظر خود را با ما به اشتراک گذاشتید متشکریم. نظر شما پس از بررسی و تایید منتشر خواهد شد.
خطا در ارسال نظر
مشکلی پیش آمده. لطفا دوباره تلاش کنید.