این راهنما برای چه کاری است؟

این مقاله راهنمای عملی استفاده از بخش استراتژی در ERP AImori است. هدف این نیست که فقط درباره مفهوم استراتژی صحبت کنیم؛ هدف این است که کاربر بداند در سیستم چطور استراتژی بسازد، چه اطلاعاتی را کامل کند و چطور آن را به هدف، پروژه، وظیفه و چک‌لیست تبدیل کند.

استراتژی در AImori نقطه شروع برنامه‌ریزی اجرایی است. اگر استراتژی درست ثبت شود، بعدا می‌توانید در داشبورد کارها در ERP AImori ببینید هر هدف و پروژه به کدام جهت کلان وصل است.

استراتژی در AImori چه نقشی دارد؟

در ساختار کارهای AImori، استراتژی بالاترین سطح است. زیر استراتژی، اهداف قرار می‌گیرند. زیر هدف‌ها، پروژه‌ها تعریف می‌شوند. زیر پروژه‌ها، وظایف و چک‌لیست‌ها قرار می‌گیرند. این ترتیب باعث می‌شود کارهای روزانه فقط یک لیست پراکنده نباشند و به برنامه کلان وصل شوند.

برای مثال اگر استراتژی شما «بهبود تجربه مشتری» باشد، هدف می‌تواند «کاهش زمان پاسخگویی» باشد. پروژه می‌تواند «استقرار فرآیند پاسخگویی سریع» باشد و وظایف آن شامل بررسی درخواست‌های پرتکرار، آماده‌سازی قالب پاسخ و آموزش تیم باشد.

قبل از ثبت استراتژی چه چیزهایی را آماده کنید؟

قبل از افزودن استراتژی، عنوان و محدوده آن را مشخص کنید. عنوان باید جهت اصلی را نشان دهد؛ مثلا «بهبود تجربه مشتری»، «افزایش بهره‌وری عملیات» یا «کاهش خطای فرآیند مالی».

دوم، وضعیت و بازه زمانی را مشخص کنید. اگر استراتژی تازه تعریف شده، وضعیت جدید مناسب است. اگر اجرای آن شروع شده، در حال انجام را انتخاب کنید. تاریخ شروع و پایان کمک می‌کند برنامه محدود و قابل پیگیری بماند.

سوم، افراد اصلی را مشخص کنید. استراتژی بدون مسئول و پاسخگو معمولا به اجرا نمی‌رسد. در AImori برای ذخیره استراتژی، حداقل یک مسئول و یک پاسخگو لازم است.

مرحله ۱: استراتژی جدید بسازید

از منوی کارها وارد بخش استراتژی شوید و افزودن استراتژی را بزنید. فرم استراتژی شامل اطلاعات اصلی، وضعیت، ارتباط، تاریخ‌ها، توضیحات، چشم‌انداز، ماموریت، برچسب‌ها، مسئولیت‌ها و اهداف زیرمجموعه است.

اگر استراتژی از قبل وجود دارد، می‌توانید آن را ویرایش کنید. اگر چند هدف، پروژه و وظیفه را هم‌زمان می‌خواهید بسازید، فرم استراتژی امکان تعریف ساختار زیرمجموعه را هم فراهم می‌کند.

مرحله ۲: عنوان، وضعیت، تاریخ و توضیحات را کامل کنید

عنوان استراتژی الزامی است. عنوان باید روشن و قابل فهم باشد. بعد وضعیت کلی را انتخاب کنید. وضعیت‌های اصلی شامل جدید، در حال انجام، انجام شده و انجام نشده هستند.

در فیلد «مرتبط با» می‌توانید ارتباط کلی استراتژی را مشخص کنید. تاریخ شروع و پایان را اگر برنامه زمان‌دار است کامل کنید. سیستم اجازه نمی‌دهد تاریخ شروع بعد از تاریخ پایان باشد.

در توضیحات، زمینه استراتژی را بنویسید: چرا این جهت انتخاب شده، چه مسئله‌ای را حل می‌کند و چه نتیجه‌ای باید حاصل شود. توضیح خوب باعث می‌شود اعضای تیم فقط عنوان را نبینند، بلکه منطق تصمیم را هم بفهمند.

مرحله ۳: چشم‌انداز، ماموریت و برچسب‌ها را ثبت کنید

در فرم استراتژی، فیلدهای چشم‌انداز و ماموریت وجود دارد. چشم‌انداز نشان می‌دهد می‌خواهید به چه وضعیت مطلوبی برسید. ماموریت توضیح می‌دهد برای رسیدن به آن وضعیت، چه نقشی را دنبال می‌کنید.

برچسب‌ها برای دسته‌بندی استراتژی‌ها کاربرد دارند. اگر چند استراتژی دارید، برچسب‌هایی مثل مشتری، مالی، عملیات، رشد یا تحول دیجیتال کمک می‌کند بعدا سریع‌تر آن‌ها را پیدا کنید.

مرحله ۴: مسئولیت‌ها را با RACI مشخص کنید

در بخش مسئولیت‌ها، چهار نقش وجود دارد: مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع. حداقل یک مسئول و یک پاسخگو لازم است. مسئول کسی است که اجرای استراتژی را دنبال می‌کند. پاسخگو کسی است که نتیجه نهایی به او برمی‌گردد.

برای استراتژی‌های مهم، مشاور و مطلع را هم کامل کنید. مشاور می‌تواند مدیر یا کارشناس حوزه مربوط باشد. مطلع کسانی هستند که باید در جریان پیشرفت قرار بگیرند، حتی اگر اجرای مستقیم با آن‌ها نباشد.

مرحله ۵: اهداف، پروژه‌ها و وظایف زیرمجموعه را بسازید

استراتژی بدون هدف اجرایی نمی‌شود. بعد از ثبت اطلاعات اصلی، برای استراتژی هدف تعریف کنید. هر هدف باید روشن، زمان‌دار و قابل پیگیری باشد. راهنمای کامل‌تر این بخش در مقاله اهداف در ERP AImori آمده است.

زیر هدف‌ها پروژه بسازید و زیر پروژه‌ها وظیفه تعریف کنید. اگر وظیفه چند مرحله دارد، چک‌لیست اضافه کنید. این زنجیره باعث می‌شود استراتژی از متن کلی به کارهای روزانه تبدیل شود.

در فرم استراتژی امکان ساخت هدف، پروژه، وظیفه و چک‌لیست به صورت تو در تو وجود دارد. اگر برنامه را از ابتدا می‌دانید، می‌توانید بخش مهمی از ساختار را همانجا بسازید. اگر هنوز جزئیات معلوم نیست، اول استراتژی و هدف‌ها را ثبت کنید و بعدا پروژه‌ها را کامل کنید.

مرحله ۶: استراتژی را در داشبورد و جزئیات پیگیری کنید

بعد از ثبت، استراتژی در لیست استراتژی‌ها و داشبورد کارها دیده می‌شود. در لیست می‌توانید بر اساس وضعیت، مالک یا نقش فیلتر کنید. در جزئیات استراتژی می‌توانید اهداف، نقشه استراتژی، کارت امتیازی و شاخص‌های مرتبط را بررسی کنید.

برای پیگیری روزانه، داشبورد کارها کاربردی‌تر است. آنجا می‌توانید ببینید زیر هر استراتژی چه اهدافی، پروژه‌هایی، وظایفی و چک‌لیست‌هایی وجود دارد و کدام بخش عقب افتاده یا باز است.

مثال عملی: استراتژی بهبود تجربه مشتری

فرض کنید می‌خواهید تجربه مشتری را بهبود دهید. یک استراتژی با عنوان «بهبود تجربه مشتری» بسازید. وضعیت را جدید بگذارید و تاریخ شروع و پایان را مشخص کنید. در توضیحات بنویسید این استراتژی برای کاهش زمان پاسخگویی، افزایش رضایت و شفاف شدن پیگیری‌هاست.

در چشم‌انداز بنویسید: «مشتری در هر مرحله بداند درخواستش کجاست و چه کسی پاسخگوست.» در ماموریت بنویسید: «طراحی فرآیند پاسخگویی سریع، قابل اندازه‌گیری و قابل پیگیری.»

مسئول و پاسخگو را مشخص کنید. بعد یک هدف بسازید: «کاهش میانگین زمان پاسخگویی به کمتر از ۲ ساعت». زیر آن پروژه «استقرار فرآیند پاسخگویی سریع» را اضافه کنید. برای پروژه، وظایفی مثل بررسی درخواست‌های پرتکرار، تعریف مسئول شیفت و ساخت قالب پاسخ ثبت کنید.

خطاهای رایج هنگام ثبت استراتژی

خطای اول، نوشتن عنوان‌های کلی و غیرقابل اجراست. استراتژی باید جهت بدهد، اما آن‌قدر مبهم نباشد که نتوان زیر آن هدف ساخت.

خطای دوم، انتخاب نکردن مسئول و پاسخگو است. استراتژی بدون مالک اجرایی معمولا فقط در سیستم ثبت می‌شود و جلو نمی‌رود.

خطای سوم، ثبت استراتژی بدون هدف است. اگر هدفی زیر استراتژی نباشد، معلوم نیست قرار است چگونه اجرا شود.

خطای چهارم، ساختن وظیفه‌های پراکنده بدون اتصال به هدف و پروژه است. بهتر است مسیر از استراتژی به هدف، از هدف به پروژه و از پروژه به وظیفه باشد.

جمع‌بندی

استراتژی در ERP AImori برای اتصال برنامه کلان به اجرای روزانه است. برای استفاده درست، عنوان، وضعیت، تاریخ، توضیحات، چشم‌انداز، ماموریت، برچسب‌ها و مسئولیت‌ها را کامل کنید. سپس برای استراتژی هدف بسازید و هدف‌ها را به پروژه و وظیفه تبدیل کنید.

وقتی این ساختار درست ساخته شود، تیم فقط فهرست کارها را نمی‌بیند؛ می‌فهمد هر کار چرا انجام می‌شود و به کدام نتیجه بزرگ‌تر وصل است.