این راهنما برای چه کاری است؟
این مقاله راهنمای عملی استفاده از الگوهای وظیفه در ERP AImori است. الگوی وظیفه برای زمانی است که یک نوع کار بارها تکرار میشود و نمیخواهید هر بار عنوان، شرح، مسئولیتها، اولویت و چکلیستها را دستی وارد کنید.
الگوهای وظیفه بیشتر در کنار گردشکارها در ERP AImori استفاده میشوند. گردشکار از چند مرحله تشکیل میشود و هر مرحله به یک الگوی وظیفه وصل است. وقتی گردشکار اجرا شود، سیستم میتواند وظیفههای استاندارد را بر اساس همین الگوها بسازد.
الگوی وظیفه چه تفاوتی با وظیفه معمولی دارد؟
وظیفه معمولی یک کار واقعی و جاری است؛ مثلا «تماس با مشتری X». اما الگوی وظیفه نسخه آماده یک نوع کار است؛ مثلا «تماس اولیه با مشتری جدید». الگو خودش کار جاری نیست، بلکه دستور ساخت وظیفههای مشابه است.
اگر یک کار فقط یک بار انجام میشود، نیازی به الگو ندارید. اما اگر همان کار در فرآیندهای مختلف تکرار میشود، الگو باعث میشود کیفیت اجرا ثابت بماند. هر بار که الگو استفاده میشود، مسئولیتها، چکلیستها و تنظیمات اصلی از قبل آمادهاند.
قبل از ساخت الگو چه چیزهایی را آماده کنید؟
قبل از افزودن الگو، مشخص کنید این الگو برای چه نوع کاری است. نام الگو باید طوری باشد که هنگام انتخاب در مرحله گردشکار، کاربر سریع بفهمد این مرحله چه کاری تولید میکند.
دوم، دپارتمان مربوط را مشخص کنید. اگر کار به واحد فروش، پشتیبانی، مالی یا عملیات مربوط است، انتخاب دپارتمان کمک میکند افراد و مسئولیتها منطقیتر تعیین شوند.
سوم، چکلیستهای ثابت را آماده کنید. الگوی خوب فقط عنوان ندارد؛ چند قدم استاندارد هم دارد تا انجام کار هر بار با کیفیت مشابه انجام شود.
مرحله ۱: وارد بخش الگوهای وظیفه شوید
از منوی گردش کار وارد بخش «الگوهای وظیفه» شوید. اگر الگویی ثبت نشده باشد، صفحه پیام خالی بودن لیست را نشان میدهد و میتوانید اولین الگو را بسازید. اگر الگوهای قبلی وجود دارند، از دکمه افزودن الگوی وظیفه استفاده کنید.
در لیست الگوها، برای هر الگو اطلاعاتی مثل نام، شرح، دپارتمان، تعداد مسئول و مطلع، اولویت و تعداد چکلیستها دیده میشود. این اطلاعات کمک میکند قبل از استفاده در گردشکار، کیفیت الگو را بررسی کنید.
مرحله ۲: نام، دپارتمان و شرح وظیفه را کامل کنید
در فرم الگو، نام الگو الزامی است. نام باید کوتاه و دقیق باشد؛ مثل «بررسی اولیه درخواست»، «تماس اولیه با مشتری» یا «کنترل مدارک مالی».
بعد دپارتمان را انتخاب کنید. انتخاب دپارتمان اختیاری است، اما برای سازمانهایی که کارها بین واحدها تقسیم میشود، بسیار مفید است. اگر دپارتمان مشخص نیست، میتوانید بدون دپارتمان ذخیره کنید.
در شرح وظیفه، خروجی مورد انتظار و نکات اجرای کار را بنویسید. شرح باید برای کسی که بعدا وظیفه را دریافت میکند قابل استفاده باشد. از نوشتن توضیحات مبهم خودداری کنید.
مرحله ۳: مهلت، نرخ ساعتی و اولویت را مشخص کنید
فیلد «مهلت به روز» مشخص میکند وظیفه ساختهشده چند روز برای انجام فرصت دارد. مثلا اگر مقدار ۲ وارد کنید، وظیفهای که از این الگو ساخته میشود باید طی دو روز پیگیری شود.
نرخ ساعتی برای کارهای قابل محاسبه کاربرد دارد. اگر کار خدماتی یا قابل پرداخت است، نرخ ساعتی را وارد کنید. اگر چنین کاربردی ندارد، خالی گذاشتن آن مشکلی ایجاد نمیکند.
اولویت الگو نیز روی وظیفههای ساختهشده اثر دارد. اولویتهای اصلی کم، متوسط، زیاد و فوری هستند. برای الگوهای معمولی، متوسط کافی است. فوری را فقط برای کارهایی بگذارید که همیشه نیاز به اقدام سریع دارند.
مرحله ۴: مسئولیتهای وظیفه را با RACI تنظیم کنید
در بخش مسئولیتهای وظیفه، چهار نقش وجود دارد: مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع. مسئول کسی است که کار را انجام میدهد. پاسخگو کسی است که نتیجه نهایی را تایید میکند. مشاور برای نظر تخصصی است و مطلع فقط باید در جریان باشد.
اگر الگو قرار است در گردشکار استفاده شود، مسئولیتها را تا حد ممکن کامل کنید. این کار باعث میشود وظیفههای ساختهشده بدون مالک رها نشوند. اگر نمیدانید مسئول دقیق چه کسی است، حداقل نقش پاسخگو یا دپارتمان را درست مشخص کنید تا بعدا قابل تکمیل باشد.
مرحله ۵: چکلیستهای آماده را اضافه کنید
در بخش چکلیست، مراحل ثابت کار را اضافه کنید. هر چکلیست یک توضیح دارد و میتواند به یک فرد اختصاص داده شود. ترتیب چکلیستها هم بر اساس جایگاهشان در لیست ذخیره میشود.
برای مثال در الگوی «تماس اولیه با مشتری»، چکلیستها میتواند شامل بررسی اطلاعات تماس، آمادهسازی متن تماس، انجام تماس، ثبت نتیجه و تعیین اقدام بعدی باشد. این چکلیستها باعث میشوند کاربر فقط با یک عنوان کلی روبهرو نباشد.
مرحله ۶: الگو را در گردشکار استفاده کنید
بعد از ذخیره الگو، میتوانید آن را در ساخت گردشکار انتخاب کنید. هنگام تعریف مراحل گردشکار، برای هر مرحله یک الگوی وظیفه انتخاب میشود. اگر الگوها خوب طراحی شده باشند، ساخت گردشکار سادهتر و خروجی آن قابل اعتمادتر میشود.
برای نمونه، یک گردشکار جذب مشتری میتواند از سه الگو استفاده کند: بررسی اولیه درخواست، تماس اولیه با مشتری و ارسال پیشنهاد. هر کدام از این الگوها شرح، مسئولیت و چکلیست مخصوص خود را دارند.
مثال عملی: الگوی تماس اولیه با مشتری
فرض کنید تیم فروش هر روز با مشتریان جدید تماس میگیرد. یک الگو با نام «تماس اولیه با مشتری» بسازید. دپارتمان را فروش انتخاب کنید. در شرح بنویسید که هدف تماس، شناخت نیاز مشتری و ثبت نتیجه در پرونده است.
مهلت را ۱ روز بگذارید و اولویت را متوسط یا زیاد انتخاب کنید. در RACI، کارشناس فروش را مسئول و مدیر فروش را پاسخگو بگذارید. بعد چکلیستهایی مثل بررسی اطلاعات تماس، مرور نیاز ثبتشده، انجام تماس، ثبت نتیجه و تعیین مرحله بعد را اضافه کنید.
حالا این الگو میتواند در گردشکار مشتری جدید استفاده شود و هر بار وظیفهای استاندارد با همان مراحل ساخته شود.
خطاهای رایج هنگام ساخت الگوی وظیفه
خطای اول، ساخت الگو با نام مبهم است. نام الگو باید هنگام انتخاب در گردشکار واضح باشد.
خطای دوم، خالی گذاشتن شرح است. اگر شرح نباشد، کاربر نمیداند خروجی دقیق وظیفه چیست.
خطای سوم، نداشتن چکلیست برای کارهای چندمرحلهای است. الگو بدون چکلیست ممکن است هر بار متفاوت اجرا شود.
خطای چهارم، انتخاب اولویت فوری برای همه الگوهاست. اولویت فوری باید محدود و واقعی باشد.
جمعبندی
الگوهای وظیفه در ERP AImori برای استاندارد کردن کارهای تکراری ساخته شدهاند. برای ساخت الگوی خوب، نام روشن، دپارتمان، شرح، مهلت، نرخ در صورت نیاز، اولویت، RACI و چکلیستهای آماده را کامل کنید.
بعد از ساخت الگو، آن را در گردشکارها استفاده کنید تا وظیفههای تکراری با ساختار یکسان ساخته شوند و اجرای فرآیندها کمتر به حافظه و سلیقه افراد وابسته باشد.
نظرات
نظر شما با موفقیت ارسال شد!
از اینکه نظر خود را با ما به اشتراک گذاشتید متشکریم. نظر شما پس از بررسی و تایید منتشر خواهد شد.
خطا در ارسال نظر
مشکلی پیش آمده. لطفا دوباره تلاش کنید.