این راهنما برای چه کاری است؟
این مقاله راهنمای عملی استفاده از گردشکارها در ERP AImori است. گردشکار برای زمانی است که یک فرآیند تکراری دارید و نمیخواهید هر بار مراحل آن را دستی و از صفر بسازید. با گردشکار میتوانید چند مرحله تعریف کنید، برای هر مرحله الگوی وظیفه بگذارید و اجرای آن را در کانبان دنبال کنید.
گردشکار برای کاربر تازهکار ممکن است کمی پیشرفتهتر از وظیفه یا چکلیست باشد. بهتر است اول با وظایف در ERP AImori و الگوهای وظیفه در ERP AImori آشنا باشید، بعد سراغ گردشکار بروید.
گردشکار چه زمانی لازم است؟
وقتی یک فرآیند فقط یک بار انجام میشود، احتمالا پروژه یا وظیفه کافی است. اما اگر یک فرآیند بارها تکرار میشود، گردشکار انتخاب بهتری است. مثلا جذب مشتری جدید، بررسی درخواست پیشفاکتور، پیگیری فرم وب یا کنترل وضعیت یک کار تکراری میتواند گردشکار داشته باشد.
مزیت گردشکار این است که مراحل و وظایف استاندارد میشوند. به جای اینکه هر بار از کاربر بخواهید وظایف را دستی بسازد، سیستم با شروع گردشکار، مراحل را بر اساس الگوها جلو میبرد.
قبل از ساخت گردشکار چه چیزهایی را آماده کنید؟
قبل از ساخت گردشکار، فرآیند را روی کاغذ ساده کنید. مشخص کنید چند مرحله دارد و در هر مرحله چه کاری باید انجام شود. اگر مرحلهها مبهم باشند، گردشکار هم مبهم میشود.
دوم، برای هر مرحله باید یک الگوی وظیفه داشته باشید. در فرم گردشکار، مرحله بدون الگوی وظیفه قابل ثبت نیست. بنابراین اول الگوهای مورد نیاز را بسازید: مثلا «بررسی اولیه درخواست»، «تماس با مشتری»، «ارسال پیشنهاد» و «پیگیری نتیجه».
سوم، مشخص کنید گردشکار چه زمانی باید شروع شود. در AImori برای گردشکارها میتوانید شرط اتوماسیون تعریف کنید؛ مثلا برای همه رکوردها یا برای رکورد خاص، بر اساس نوع موجودیت و فیلد شرط.
مرحله ۱: الگوهای وظیفه را آماده کنید
از بخش الگوهای وظیفه، الگوهای لازم را بسازید. هر الگو شامل نام، دپارتمان، شرح وظیفه، مهلت به روز، نرخ ساعتی، اولویت، مسئولیتهای RACI و چکلیستهای آماده است. هر مرحله گردشکار به یکی از این الگوها وصل میشود.
اگر الگوهای وظیفه ندارید، هنگام ساخت گردشکار در انتخاب مرحله با مشکل روبهرو میشوید. پس ابتدا الگوها را بسازید و بعد گردشکار را تعریف کنید.
مرحله ۲: گردشکار جدید بسازید
در منوی گردش کار وارد بخش گردشکارها شوید و افزودن گردش کار را بزنید. در فرم، نام گردشکار و توضیحات را وارد کنید. نام باید نشان دهد این فرآیند برای چه کاری است؛ مثلا «پیگیری مشتری جدید» یا «بررسی درخواست پیشفاکتور».
توضیحات کمک میکند کاربران بدانند این گردشکار چه زمانی استفاده میشود و خروجی مورد انتظار چیست. توضیح را کوتاه ولی کاربردی بنویسید.
مرحله ۳: مراحل جریان کاری را تعریف کنید
در بخش مراحل جریان کاری، برای هر مرحله یک ترتیب و یک الگوی وظیفه انتخاب کنید. ترتیب مرحله مشخص میکند کدام مرحله زودتر اجرا میشود. اگر ترتیبها درست نباشند، کانبان گردشکار هم نامرتب میشود.
برای افزودن مرحله، الگوی وظیفه را انتخاب کنید و ثبت مرحله را بزنید. اگر الگو انتخاب نشده باشد، سیستم پیام میدهد که الگوی وظیفه مرحله را انتخاب کنید. گردشکار بدون حداقل یک مرحله ذخیره نمیشود.
بعد از ثبت چند مرحله، لیست مراحل را بررسی کنید. مثلا برای پیگیری مشتری جدید، مرحله اول میتواند بررسی اطلاعات مشتری باشد، مرحله دوم تماس اولیه، مرحله سوم ارسال پیشنهاد و مرحله چهارم پیگیری نتیجه.
مرحله ۴: شرط اتوماسیون را مشخص کنید
بعد از ساخت گردشکار، میتوانید شرط اتوماسیون تعریف کنید. در فرم شرط، نوع موجودیت را انتخاب میکنید؛ مثلا مشتری، لید، فرم یا وظیفه. سپس مشخص میکنید شرط برای همه رکوردها باشد یا فقط برای یک رکورد خاص.
بعد فیلد شرط و مقدار را انتخاب میکنید. برای نمونه، در بعضی موجودیتها میتوانید شرطهایی مثل ایجاد شد، ویرایش شد، وضعیت یا نوع فرم را انتخاب کنید. اگر شرط فعال باشد، گردشکار طبق همان قاعده اجرا میشود.
شرطها را ساده نگه دارید. اگر شرط بیش از حد پیچیده شود، کاربران نمیفهمند چرا گردشکار شروع شده یا چرا شروع نشده است.
مرحله ۵: گردشکار را شروع و در کانبان پیگیری کنید
در لیست گردشکارها، هر گردشکار تعداد مرحلههای خود را نشان میدهد. از همانجا میتوانید شرطها را ببینید، گردشکار را شروع کنید یا کانبان آن را باز کنید.
کانبان گردشکار ستونهایی بر اساس مراحل دارد. هر نمونه گردشکار در ستون مرحله فعلی نمایش داده میشود. کارتها اطلاعاتی مثل شناسه نمونه، نوع موجودیت مرتبط، عنوان وظیفه و وضعیت را نشان میدهند. وقتی کار جلو میرود، میتوانید آن را در کانبان پیگیری کنید.
مثال عملی: گردشکار پیگیری مشتری جدید
فرض کنید هر مشتری جدید باید چهار قدم طی کند: بررسی اطلاعات، تماس اولیه، ارسال پیشنهاد و پیگیری نتیجه. اول برای هر قدم یک الگوی وظیفه بسازید. در هر الگو مسئول، پاسخگو، اولویت و چکلیستهای لازم را تعریف کنید.
بعد وارد بخش گردشکارها شوید و گردشکاری با نام «پیگیری مشتری جدید» بسازید. چهار مرحله اضافه کنید و برای هر مرحله الگوی وظیفه مربوط را انتخاب کنید. ترتیب مرحلهها را از ۱ تا ۴ بگذارید.
سپس شرطی تعریف کنید که این گردشکار برای مشتریهای جدید یا رکوردهای مناسب شروع شود. وقتی گردشکار اجرا شد، آن را در کانبان دنبال کنید و ببینید هر نمونه در کدام مرحله قرار دارد.
خطاهای رایج هنگام ساخت گردشکار
خطای اول، ساخت گردشکار قبل از ساخت الگوی وظیفه است. هر مرحله به الگوی وظیفه نیاز دارد.
خطای دوم، تعریف مرحلههای خیلی کلی است. هر مرحله باید کاری مشخص تولید کند.
خطای سوم، بینظمی در ترتیب مرحلههاست. ترتیب اشتباه باعث میشود کانبان هم نامفهوم شود.
خطای چهارم، شرط اتوماسیون مبهم است. شرط باید قابل توضیح باشد تا کاربر بداند گردشکار چه زمانی شروع میشود.
جمعبندی
گردشکارها در ERP AImori برای استاندارد کردن فرآیندهای تکراری استفاده میشوند. برای ساخت گردشکار، اول الگوهای وظیفه را آماده کنید، بعد نام و توضیح گردشکار را بنویسید، مرحلهها را با ترتیب درست اضافه کنید و در صورت نیاز شرط اتوماسیون تعریف کنید.
اگر گردشکار درست طراحی شود، کارهای تکراری کمتر به حافظه افراد وابسته میشوند و اجرای فرآیندها قابل پیگیریتر خواهد بود.
نظرات
نظر شما با موفقیت ارسال شد!
از اینکه نظر خود را با ما به اشتراک گذاشتید متشکریم. نظر شما پس از بررسی و تایید منتشر خواهد شد.
خطا در ارسال نظر
مشکلی پیش آمده. لطفا دوباره تلاش کنید.