این راهنما برای چه کاری است؟

این مقاله راهنمای عملی کار با داشبورد کارها در ERP AImori است. داشبورد کارها برای این ساخته شده که کاربر مجبور نباشد برای فهمیدن وضعیت روز کاری، بین چند صفحه جدا جابه‌جا شود. در این صفحه می‌توانید زنجیره کار را از استراتژی تا هدف، پروژه، وظیفه و چک‌لیست ببینید و سریع تشخیص دهید کدام بخش نیاز به اقدام دارد.

از داشبورد کارها زمانی استفاده کنید که می‌خواهید روز کاری را شروع کنید، وضعیت تیم را مرور کنید، کارهای عقب‌افتاده را جدا کنید یا بفهمید هر وظیفه زیر کدام پروژه و هدف قرار گرفته است. اگر فقط می‌خواهید یک وظیفه جدید بسازید، صفحه وظایف در ERP AImori مستقیم‌تر است؛ اما اگر می‌خواهید تصویر کامل کارها را ببینید، داشبورد کارها نقطه شروع بهتری است.

داشبورد کارها چه چیزی را نشان می‌دهد؟

داشبورد کارها دو بخش اصلی دارد. بخش اول «برنامه اجرایی» است؛ یعنی همان درختی که از استراتژی شروع می‌شود و به هدف، پروژه، وظیفه و چک‌لیست می‌رسد. این دید برای مدیر یا سرپرست مهم است، چون نشان می‌دهد هر کار کوچک به کدام برنامه بزرگ‌تر وصل است.

بخش دوم «موارد مستقل» است. این بخش برای آیتم‌هایی است که هنوز زیر یک ساختار کامل قرار نگرفته‌اند؛ مثلا چک‌لیستی که بدون وظیفه ساخته شده یا کاری که هنوز به پروژه وصل نشده است. این بخش کمک می‌کند موارد پراکنده را پیدا کنید و در صورت نیاز آن‌ها را به ساختار درست منتقل کنید.

مرحله ۱: روز کاری را از جستجو و فیلتر شروع کنید

در بالای داشبورد، فیلد جستجو و فیلتر «نمایش» قرار دارد. اگر عنوان کار، پروژه یا چک‌لیست را می‌دانید، از جستجو استفاده کنید. جستجو در ساختار کارها کمک می‌کند بدون باز کردن همه شاخه‌ها، آیتم مورد نظر را پیدا کنید.

در فیلتر نمایش، سه حالت مهم وجود دارد: همه، کارهای باز و در خطر یا عقب‌افتاده. حالت «همه» برای مرور کلی مناسب است. حالت «کارهای باز» زمانی مفید است که فقط آیتم‌هایی را می‌خواهید ببینید که هنوز تمام نشده‌اند. حالت «در خطر / عقب‌افتاده» برای شروع روز کاری بسیار کاربردی است، چون همان اول به شما نشان می‌دهد کدام موارد نیاز به توجه فوری دارند.

مرحله ۲: برنامه اجرایی را از بالا به پایین بخوانید

وقتی وارد بخش برنامه اجرایی می‌شوید، ساختار را از سطح بالا بخوانید. اول ببینید کدام استراتژی‌ها در ERP AImori فعال هستند. بعد زیر هر استراتژی، اهداف را بررسی کنید. زیر هدف‌ها، پروژه‌ها قرار می‌گیرند و زیر پروژه‌ها وظایف و چک‌لیست‌ها دیده می‌شوند.

این ترتیب مهم است. اگر یک وظیفه عقب افتاده باشد، فقط نباید همان وظیفه را ببینید؛ باید بفهمید تأخیر آن روی کدام پروژه و کدام هدف اثر دارد. داشبورد کارها دقیقا برای همین ارتباط ساخته شده است.

برای مرور سریع، شاخه‌های اصلی را باز کنید و به وضعیت‌ها، تاریخ پایان و درصد پیشرفت توجه کنید. اگر یک پروژه چند وظیفه دارد اما پیشرفت آن پایین مانده، وارد پروژه شوید و وظایف آن را بررسی کنید. اگر چک‌لیست‌های یک وظیفه انجام نشده‌اند، همان‌جا می‌توانید وضعیتشان را ببینید.

مرحله ۳: کارهای باز و در خطر را جدا کنید

بعد از مرور کلی، فیلتر را روی کارهای باز یا در خطر بگذارید. کارهای باز نشان می‌دهند چه چیزهایی هنوز به نتیجه نرسیده‌اند. موارد در خطر یا عقب‌افتاده معمولا باید زودتر بررسی شوند، چون یا تاریخ پایانشان گذشته یا نشانه‌ای دارند که باید پیگیری شوند.

برای هر مورد در خطر، سه سوال بپرسید: آیا مسئول آن مشخص است؟ آیا تاریخ پایان واقعی است؟ آیا کار به پروژه یا هدف درست وصل شده است؟ اگر پاسخ یکی از این سوال‌ها منفی است، بهتر است همان لحظه اصلاح شود. برای نمونه، اگر وظیفه‌ای تاریخ پایان ندارد، در صفحه وظیفه تاریخ را کامل کنید. اگر چک‌لیست انجام نشده و مسئول ندارد، از ارجاع چک‌لیست استفاده کنید.

مرحله ۴: از همان داشبورد اقدام بعدی را بسازید

داشبورد کارها فقط برای مشاهده نیست. بسته به نوع ردیف، می‌توانید اقدام بعدی را از همان ساختار بسازید. اگر روی یک استراتژی هستید، اقدام بعدی معمولا افزودن هدف است. اگر روی هدف هستید، اقدام بعدی می‌تواند افزودن پروژه باشد. اگر روی پروژه هستید، می‌توانید وظیفه بسازید. اگر روی وظیفه هستید، می‌توانید چک‌لیست اضافه کنید.

این روش باعث می‌شود کار جدید از همان ابتدا در جای درست قرار بگیرد. مثلا وقتی از داخل یک پروژه وظیفه می‌سازید، وظیفه به همان پروژه وصل می‌شود و بعدا در گزارش‌ها و جزئیات پروژه دیده می‌شود. اگر اول وظیفه را جداگانه بسازید و بعد یادتان برود آن را وصل کنید، پیگیری سخت‌تر می‌شود.

مرحله ۵: چک‌لیست‌ها را سریع مدیریت کنید

در داشبورد کارها، چک‌لیست‌ها جایگاه مهمی دارند. هر چک‌لیست می‌تواند باز یا انجام‌شده باشد. اگر چک‌لیست زیر یک وظیفه است، می‌توانید از همان ردیف، وضعیت آن را تغییر دهید، آن را ویرایش کنید یا به یک نفر ارجاع دهید.

برای کارهای تکراری، چک‌لیست‌ها را جدی بگیرید. وظیفه‌ای مثل «آماده‌سازی گزارش ماهانه» ممکن است هر بار چند قدم ثابت داشته باشد: دریافت داده، کنترل عددها، آماده‌سازی فایل، ارسال برای تایید و ثبت نتیجه. اگر این قدم‌ها به شکل چک‌لیست ثبت شوند، پیگیری کار ساده‌تر و قابل اعتمادتر می‌شود. توضیح کامل‌تر این بخش را در مقاله چک‌لیست‌ها در ERP AImori می‌توانید بخوانید.

مثال عملی: شروع روز مدیر عملیات

فرض کنید مدیر عملیات هستید و می‌خواهید روز کاری را شروع کنید. وارد داشبورد کارها شوید و ابتدا فیلتر را روی «در خطر / عقب‌افتاده» بگذارید. اگر چند مورد دیده شد، اول مواردی را باز کنید که زیر پروژه‌های مهم قرار دارند.

یک پروژه را باز می‌کنید و می‌بینید دو وظیفه عقب افتاده‌اند. وارد اولین وظیفه می‌شوید، مسئول و تاریخ پایان را بررسی می‌کنید و اگر لازم است وضعیت را به‌روزرسانی می‌کنید. بعد چک‌لیست‌های همان وظیفه را نگاه می‌کنید. اگر فقط یک چک‌لیست باقی مانده، آن را به عضو مناسب ارجاع می‌دهید.

سپس به داشبورد برمی‌گردید و فیلتر را روی «کارهای باز» می‌گذارید. حالا کارهایی را می‌بینید که هنوز تمام نشده‌اند اما ممکن است عقب‌افتاده نباشند. از اینجا می‌توانید برای جلسه صبحگاهی تیم، سه مورد مهم را انتخاب کنید: کارهای فوری، کارهای بدون تاریخ پایان و کارهایی که مسئول مشخص ندارند.

خطاهای رایج در استفاده از داشبورد کارها

خطای اول این است که داشبورد فقط برای نگاه کردن استفاده شود. اگر موردی مشکل دارد، همان لحظه باید اقدام بعدی مشخص شود: ویرایش وظیفه، ساخت چک‌لیست، ارجاع چک‌لیست یا اتصال کار به پروژه.

خطای دوم، بی‌توجهی به موارد مستقل است. موارد مستقل شاید در نگاه اول کم‌اهمیت به نظر برسند، اما معمولا همان کارهایی هستند که بعدا در گزارش‌ها گم می‌شوند.

خطای سوم، شروع روز با همه آیتم‌هاست. اگر حجم کار زیاد است، اول کارهای در خطر و عقب‌افتاده را ببینید. بعد سراغ کارهای باز بروید. حالت همه برای مرور کامل مناسب است، نه همیشه برای تصمیم سریع.

جمع‌بندی

داشبورد کارها در ERP AImori صفحه‌ای برای شروع روز کاری و کنترل اولویت‌هاست. با این صفحه می‌توانید ساختار کار را از بالا به پایین ببینید، کارهای باز و در خطر را جدا کنید، از داخل همان ساختار اقدام بعدی بسازید و چک‌لیست‌های باقی‌مانده را پیگیری کنید.

اگر تیم شما از استراتژی، هدف، پروژه، وظیفه و چک‌لیست به‌صورت منظم استفاده کند، داشبورد کارها به جای یک لیست ساده، به نقشه روزانه اجرای کار تبدیل می‌شود.