این راهنما برای چه کاری است؟
این مقاله راهنمای عملی کار با چکلیستها در ERP AImori است. چکلیست برای زمانی است که یک کار از چند قدم کوچک تشکیل شده و نمیخواهید انجام هیچ مرحلهای فراموش شود. هدف این راهنما این است که کاربر بداند چکلیست را کجا بسازد، چطور آن را به وظیفه وصل کند و بعد چطور وضعیت آن را پیگیری کند.
چکلیستها در AImori میتوانند داخل یک وظیفه ساخته شوند یا از بخش چکلیستها در داشبورد کارها اضافه شوند. اگر چکلیست به یک وظیفه وصل باشد، در کنار همان کار دیده میشود. اگر بدون وظیفه ساخته شود، در موارد مستقل نمایش داده میشود تا بعدا بتوانید آن را مرتب کنید.
چکلیست چه زمانی بهتر از وظیفه جداگانه است؟
اگر یک اقدام خودش خروجی مستقل، مسئول مستقل و تاریخ جداگانه دارد، بهتر است وظیفه باشد. اما اگر فقط یک مرحله کوچک از یک کار بزرگتر است، چکلیست انتخاب بهتری است. برای مثال «تماس با مشتری» میتواند یک وظیفه باشد، اما «بررسی شماره تماس»، «ارسال فایل» و «ثبت نتیجه تماس» میتوانند چکلیست همان وظیفه باشند.
استفاده درست از چکلیست باعث میشود وظیفهها بیش از حد زیاد نشوند و در عین حال مراحل مهم هم گم نشوند. برای آشنایی با خود وظیفه، مقاله وظایف در ERP AImori را بخوانید.
مرحله ۱: محل ساخت چکلیست را انتخاب کنید
برای ساخت چکلیست چند مسیر دارید. اگر داخل جزئیات وظیفه هستید، بهترین کار این است که چکلیست را همانجا بسازید تا مستقیم به همان وظیفه وصل شود.
اگر از داشبورد کارها استفاده میکنید، میتوانید روی یک وظیفه اقدام «افزودن چکلیست» را بزنید. در این حالت چکلیست زیر همان وظیفه قرار میگیرد و در درخت کارها دیده میشود.
همچنین در صفحه چکلیستها میتوانید چکلیست بسازید و در صورت نیاز وظیفه مرتبط را انتخاب کنید. اگر وظیفه را انتخاب نکنید، چکلیست مستقل ساخته میشود.
مرحله ۲: عنوان چکلیست را شفاف بنویسید
عنوان چکلیست تنها فیلد اصلی هنگام ساخت است، اما همین فیلد باید دقیق نوشته شود. عنوانی مثل «بررسی» کافی نیست. بهتر است بنویسید «بررسی اطلاعات تماس مشتری»، «کنترل فایل پیوست قرارداد» یا «ثبت نتیجه تماس در پرونده».
چکلیست باید به شکل یک اقدام کوچک و قابل انجام نوشته شود. وقتی کاربر آن را میخواند، باید بداند انجامشده یعنی چه. اگر عنوان مبهم باشد، تیک خوردن آن هم معنی دقیقی ندارد.
مرحله ۳: چکلیست را به وظیفه مرتبط وصل کنید
اگر چکلیست مربوط به یک کار مشخص است، آن را به همان وظیفه وصل کنید. در فرم افزودن چکلیست، فیلد «وظیفه» اختیاری است. اگر وظیفهای انتخاب شود، چکلیست زیر همان وظیفه قرار میگیرد. اگر انتخاب نشود، چکلیست مستقل باقی میماند.
اتصال به وظیفه باعث میشود در جزئیات وظیفه و داشبورد کارها، مراحل کار کنار هم دیده شوند. برای مثال اگر وظیفه «پیگیری مشتری برای تایید پیشفاکتور» دارید، چکلیستهای آن میتواند شامل بررسی پیشفاکتور، تماس با مشتری، ثبت نتیجه تماس و هماهنگی مرحله بعد باشد.
مرحله ۴: وضعیت و ارجاع چکلیست را مدیریت کنید
در داشبورد کارها، چکلیستها وضعیت باز یا انجامشده دارند. وقتی مرحلهای انجام شد، آن را انجامشده کنید. اگر اشتباه تیک خورد، میتوانید وضعیت را برگردانید.
برای چکلیستها امکان ارجاع به فرد هم وجود دارد. اگر یک مرحله کوچک باید توسط شخص مشخصی انجام شود، آن را به همان فرد ارجاع دهید. این کار مخصوصا زمانی مهم است که یک وظیفه چند مرحله دارد و هر مرحله به یک عضو تیم مربوط میشود.
در جزئیات چکلیست، اطلاعاتی مثل وضعیت، وظیفه، شاخه اصلی، ارجاع، زمان انجام، ایجاد، آخرین تغییر و توضیحات نمایش داده میشود. این اطلاعات کمک میکند بفهمید چکلیست فقط ساخته شده یا واقعا پیگیری شده است.
مرحله ۵: چکلیستهای تکراری را استاندارد کنید
اگر یک نوع کار بارها تکرار میشود، بهتر است چکلیستهای آن را استاندارد کنید. مثلا برای پیگیری فروش، همیشه چند مرحله ثابت دارید: بررسی نیاز مشتری، ارسال پیشنهاد، پیگیری پاسخ، ثبت نتیجه و تعیین اقدام بعدی.
برای فرآیندهای تکرارشونده بزرگتر، بهتر است از الگوهای وظیفه در ERP AImori هم استفاده کنید. در الگوی وظیفه میتوانید چکلیستهای آماده تعریف کنید تا هر بار با شروع گردشکار، وظیفه با مراحل استاندارد ساخته شود.
مثال عملی: چکلیست پیگیری پیشفاکتور
فرض کنید وظیفهای با عنوان «پیگیری مشتری برای تایید پیشفاکتور» ساختهاید. وارد جزئیات وظیفه شوید و چند چکلیست اضافه کنید: «بررسی آخرین نسخه پیشفاکتور»، «تماس با مشتری»، «ثبت نتیجه تماس»، «هماهنگی اصلاحات احتمالی» و «ارسال نسخه نهایی».
اگر تماس با مشتری باید توسط کارشناس فروش انجام شود، همان چکلیست را به او ارجاع دهید. وقتی تماس انجام شد، وضعیت چکلیست را انجامشده کنید. اگر مشتری اصلاح خواست، چکلیست هماهنگی اصلاحات را باز نگه دارید تا کار نیمهتمام بسته نشود.
خطاهای رایج هنگام استفاده از چکلیست
خطای اول، تبدیل همه چیز به چکلیست است. اگر مرحلهای خودش تاریخ، مسئول و خروجی مستقل دارد، بهتر است وظیفه جدا باشد.
خطای دوم، نوشتن عنوانهای مبهم است. چکلیست باید اقدام کوچک و روشن باشد.
خطای سوم، ساخت چکلیست مستقل برای کاری است که باید زیر یک وظیفه قرار بگیرد. اگر چکلیست به وظیفه مرتبط وصل نشود، در پیگیریها سختتر پیدا میشود.
خطای چهارم، تیک زدن چکلیست بدون انجام واقعی کار است. وضعیت انجامشده باید نشاندهنده تکمیل واقعی همان مرحله باشد.
جمعبندی
چکلیستها در ERP AImori برای کنترل قدمهای کوچک داخل کارهای بزرگتر ساخته شدهاند. چکلیست خوب عنوان روشن دارد، در صورت نیاز به وظیفه وصل است، وضعیتش بهروز میشود و اگر لازم باشد به فرد مشخص ارجاع داده میشود.
اگر از چکلیستها درست استفاده کنید، وظیفهها سبکتر و قابل اجرا میمانند و در عین حال هیچ مرحله مهمی از کارهای تکراری فراموش نمیشود.
نظرات
نظر شما با موفقیت ارسال شد!
از اینکه نظر خود را با ما به اشتراک گذاشتید متشکریم. نظر شما پس از بررسی و تایید منتشر خواهد شد.
خطا در ارسال نظر
مشکلی پیش آمده. لطفا دوباره تلاش کنید.