این راهنما برای چه کاری است؟

این مقاله راهنمای عملی ساخت و مدیریت پروژه در ERP AImori است. هدف این نیست که فقط بگوییم پروژه چیست؛ هدف این است که کاربر بداند چه زمانی باید پروژه بسازد، چه فیلدهایی را کامل کند، چطور مسئولیت‌ها را مشخص کند و بعد از ثبت، پروژه را با وظیفه، فاز، فایل و یادداشت پیگیری کند.

پروژه برای زمانی مناسب است که یک کار از چند اقدام مرتبط تشکیل شده و نیاز به پیگیری مرحله‌ای دارد. اگر کار فقط یک اقدام ساده است، شاید یک وظیفه کافی باشد. اما اگر کار چند نفر، چند تاریخ، بودجه یا چند خروجی دارد، بهتر است آن را به شکل پروژه ثبت کنید.

پروژه در AImori چه زمانی استفاده می‌شود؟

در AImori پروژه می‌تواند زیر یک هدف قرار بگیرد و خودش شامل وظایف، فازها، فایل‌ها، یادداشت‌ها و زمان‌های ثبت‌شده باشد. این یعنی پروژه نقطه میانی بین اهداف در ERP AImori و وظایف روزانه است.

برای نمونه، «کاهش زمان پاسخگویی مشتری» یک هدف است. «استقرار فرآیند پاسخگویی سریع» می‌تواند پروژه باشد. زیر این پروژه، وظایفی مثل بررسی درخواست‌های پرتکرار، تعریف مسئول شیفت، آماده‌سازی قالب پاسخ و آموزش تیم ثبت می‌شود.

قبل از ساخت پروژه چه چیزهایی را آماده کنید؟

قبل از افزودن پروژه، عنوان پروژه را دقیق کنید. عنوان باید نشان دهد خروجی پروژه چیست. «پروژه فروش» عنوان خوبی نیست؛ «راه‌اندازی فرآیند پیگیری پیش‌فاکتورهای فروش» واضح‌تر است.

دوم، اگر پروژه به هدف مشخصی مربوط است، هدف والد را آماده کنید. اتصال پروژه به هدف باعث می‌شود بعدا در داشبورد کارها معلوم باشد این پروژه برای کدام نتیجه تعریف شده است.

سوم، مسئول و پاسخگو را مشخص کنید. در AImori برای ذخیره پروژه، حداقل یک مسئول و یک پاسخگو لازم است. مسئول کسی است که کار را جلو می‌برد و پاسخگو کسی است که نتیجه نهایی پروژه به او برمی‌گردد.

مرحله ۱: ورود به صفحه پروژه‌ها و افزودن پروژه

از منوی کارها وارد بخش پروژه‌ها شوید. اگر پروژه‌ای ثبت نشده باشد، صفحه پیام خالی بودن لیست را نشان می‌دهد و می‌توانید اولین پروژه را بسازید. اگر پروژه‌های قبلی وجود دارند، از دکمه افزودن استفاده کنید.

فرم پروژه چند بخش دارد: اطلاعات اصلی، هدف والد، وضعیت، اولویت، تاریخ‌ها، بودجه، برچسب‌ها، توضیحات، مسئولیت‌ها و وظایف پروژه. لازم نیست همه بخش‌ها در اولین ثبت کامل باشند، اما عنوان، مسئول و پاسخگو برای شروع درست ضروری‌اند.

مرحله ۲: اطلاعات اصلی، هدف والد و وضعیت را کامل کنید

در فیلد «عنوان پروژه»، خروجی پروژه را بنویسید. بعد اگر پروژه به هدفی مربوط است، از فیلد هدف والد همان هدف را انتخاب کنید. در بعضی موارد می‌توانید KR هدف پروژه را هم مشخص کنید تا پروژه به یک نتیجه کلیدی دقیق‌تر وصل شود.

وضعیت پروژه را مطابق وضعیت واقعی انتخاب کنید. وضعیت‌های اصلی شامل جدید، در حال انجام، انجام شده و انجام نشده هستند. برای پروژه تازه، وضعیت جدید مناسب است. وقتی کار شروع شد، آن را در حال انجام کنید. اگر پروژه بسته شد، وضعیت را انجام شده بگذارید.

اولویت هم مهم است. اگر همه پروژه‌ها اولویت بالا بگیرند، اولویت معنای خود را از دست می‌دهد. اولویت زیاد یا فوری را برای پروژه‌هایی بگذارید که واقعا روی عملیات یا مشتری اثر فوری دارند.

مرحله ۳: تاریخ، بودجه، پیشرفت و نوع صورت‌حساب را مشخص کنید

برای پروژه می‌توانید تاریخ شروع و تاریخ پایان ثبت کنید. اگر تاریخ شروع بعد از تاریخ پایان باشد، سیستم اجازه ذخیره نمی‌دهد. تاریخ پایان برای فیلتر پروژه‌های عقب‌افتاده، ۳۰ روز آینده و پروژه‌های بدون تاریخ پایان کاربرد دارد.

در بخش بودجه، بودجه مصوب و بودجه مصرف‌شده قابل ثبت است. اگر پروژه مالی یا خدماتی است، این فیلدها به کنترل هزینه کمک می‌کنند. نوع صورت‌حساب می‌تواند مقطوع، ساعتی، غیرقابل پرداخت یا بدون تعیین باشد. اگر پروژه برای مشتری یا قرارداد قابل محاسبه است، انتخاب درست نوع صورت‌حساب مهم است.

درصد پیشرفت را واقع‌بینانه وارد کنید. اگر پروژه وظایف زیادی دارد، بهتر است پیشرفت را بر اساس وضعیت واقعی وظایف و فازها تنظیم کنید، نه حدس کلی.

مرحله ۴: مسئولیت‌ها و برچسب‌ها را تنظیم کنید

در بخش مسئولیت‌ها، افراد را در نقش‌های RACI مشخص کنید: مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع. حداقل یک مسئول و یک پاسخگو لازم است. برای پروژه‌های تیمی، بهتر است مشاور و مطلع را هم درست انتخاب کنید تا افراد لازم در جریان باشند.

برچسب‌ها برای دسته‌بندی پروژه‌ها مفیدند. مثلا می‌توانید برچسب‌هایی مثل فروش، مالی، استقرار، مشتری کلیدی یا داخلی بگذارید. در صفحه پروژه‌ها، فیلترهای نقش، وضعیت و تاریخ پایان کمک می‌کنند پروژه‌های مهم‌تر را سریع‌تر پیدا کنید.

مرحله ۵: وظایف و فازهای پروژه را بسازید

بعد از ثبت پروژه، باید آن را به کارهای اجرایی تبدیل کنید. در فرم پروژه می‌توانید وظایف اولیه پروژه را ثبت کنید. بعد از ذخیره، در صفحه جزئیات پروژه می‌توانید وظایف پروژه را ببینید، وظیفه جدید بسازید، وضعیت و اولویت وظیفه‌ها را تغییر دهید یا وارد جزئیات هر وظیفه شوید.

اگر پروژه چند مرحله واضح دارد، از فازها استفاده کنید. فازها برای تقسیم پروژه به بخش‌هایی مثل تحلیل، اجرا، تست و تحویل مناسب‌اند. برای هر فاز می‌توانید تاریخ شروع و پایان بگذارید. در برد فازها، وظایف بدون فاز هم جدا دیده می‌شوند تا چیزی گم نشود.

مرحله ۶: جزئیات پروژه را برای پیگیری روزانه استفاده کنید

صفحه جزئیات پروژه فقط برای نمایش اطلاعات نیست. در این صفحه اطلاعات ثبت‌شده، مسئولیت‌ها، توضیحات، برچسب‌ها، وظایف پروژه، فازها، فایل‌ها، یادداشت‌ها و فعالیت‌ها را می‌بینید. اگر تیم زمان کار را ثبت کند، جمع زمان کل، زمان قابل پرداخت و مبلغ قابل پرداخت هم در پروژه قابل پیگیری است.

برای مدیریت روزانه، اول وضعیت و تاریخ پایان پروژه را نگاه کنید. بعد وظایف باز را بررسی کنید. اگر پروژه فایل یا سند مهمی دارد، آن را به پروژه اضافه کنید. اگر تصمیم یا توضیحی لازم است، یادداشت ثبت کنید تا فقط در گفتگوهای پراکنده نماند.

مثال عملی: پروژه استقرار فرایند پاسخگویی

فرض کنید هدف شما کاهش زمان پاسخگویی مشتریان است. یک پروژه با عنوان «استقرار فرآیند پاسخگویی سریع» بسازید. هدف والد را همان هدف کاهش زمان پاسخگویی انتخاب کنید. وضعیت را جدید بگذارید، تاریخ شروع و پایان را مشخص کنید و اولویت را زیاد انتخاب کنید.

در مسئولیت‌ها، سرپرست پشتیبانی را مسئول و مدیر عملیات را پاسخگو بگذارید. در توضیحات بنویسید خروجی پروژه چیست: تعریف نقش‌ها، ساخت قالب پاسخ، آموزش تیم و پایش زمان پاسخگویی.

بعد چند وظیفه بسازید: «بررسی درخواست‌های پرتکرار»، «تعریف شیفت پاسخگویی»، «ساخت قالب پاسخ‌های آماده» و «آموزش تیم». اگر پروژه چهار مرحله دارد، فازهای تحلیل، آماده‌سازی، اجرا و پایش را هم اضافه کنید.

خطاهای رایج هنگام ساخت پروژه

خطای اول، ساخت پروژه برای کارهای خیلی کوچک است. اگر کار فقط یک اقدام ساده است، وظیفه کافی است.

خطای دوم، انتخاب نکردن مسئول یا پاسخگو است. پروژه بدون مالک مشخص معمولا پیش نمی‌رود.

خطای سوم، خالی گذاشتن تاریخ پایان برای پروژه‌های زمان‌دار است. بدون تاریخ پایان، پروژه در فیلترهای مهم دیده نمی‌شود.

خطای چهارم، ثبت پروژه بدون وظیفه است. پروژه باید به کارهای اجرایی تبدیل شود؛ وگرنه فقط یک عنوان باقی می‌ماند.

جمع‌بندی

برای ساخت پروژه در ERP AImori، عنوان روشن، هدف والد، وضعیت، اولویت، تاریخ‌ها، بودجه، مسئولیت‌ها و توضیحات را کامل کنید. بعد پروژه را به وظایف و فازهای قابل پیگیری تبدیل کنید.

پروژه خوب در AImori پروژه‌ای است که هم جایگاهش در هدف مشخص باشد، هم کارهای زیرمجموعه‌اش قابل اجرا و قابل پیگیری باشند.