این راهنما برای چه کاری است؟

این مقاله راهنمای عملی تعریف هدف در ERP AImori است. تمرکز ما روی این است که کاربر بداند هدف را کجا ثبت کند، چه فیلدهایی را پر کند و چطور هدف را از یک جمله کلی به پروژه، وظیفه و چک‌لیست قابل پیگیری تبدیل کند.

هدف زمانی ارزش دارد که فقط در حد یک شعار نماند. در AImori هدف می‌تواند زیر یک استراتژی قرار بگیرد، وضعیت و تاریخ داشته باشد، از منظر BSC دسته‌بندی شود و بعد به پروژه‌ها و وظایف متصل شود. اگر هدف را درست ثبت کنید، بعدا در داشبورد کارها در ERP AImori می‌توانید ببینید برای رسیدن به آن چه کارهایی در جریان است.

هدف در AImori چه جایگاهی دارد؟

ساختار کار در AImori به شکل زنجیره‌ای طراحی شده است: استراتژی، هدف، پروژه، وظیفه و چک‌لیست. هدف لایه‌ای است که برنامه کلان را به کار اجرایی وصل می‌کند. استراتژی می‌گوید سازمان به چه جهتی می‌رود؛ هدف مشخص می‌کند در یک بازه مشخص چه نتیجه‌ای باید حاصل شود.

برای مثال «بهبود تجربه مشتری» یک جهت کلی است. اما «کاهش زمان پاسخگویی به درخواست مشتریان به کمتر از ۲ ساعت» یک هدف اجرایی‌تر است. چنین هدفی را می‌توان به پروژه، وظیفه، شاخص و پیگیری روزانه تبدیل کرد.

قبل از ثبت هدف چه چیزهایی را آماده کنید؟

قبل از افزودن هدف، عنوان هدف را روشن کنید. عنوان باید نتیجه مورد انتظار را نشان دهد، نه فقط یک موضوع کلی. «بهبود فروش» عنوان ضعیفی است؛ «افزایش نرخ تبدیل لیدهای واجد شرایط در فصل جاری» عنوان دقیق‌تری است.

دوم، تصمیم بگیرید هدف به کدام استراتژی مربوط است. اگر هنوز استراتژی ثبت نشده، می‌توانید هدف را مستقل ثبت کنید، اما برای مدیریت بهتر بهتر است هدف زیر یک استراتژی در ERP AImori قرار بگیرد.

سوم، مشخص کنید هدف از کدام منظر BSC دیده می‌شود: مالی، مشتری، فرآیندهای داخلی یا یادگیری و رشد. این انتخاب کمک می‌کند اهداف فقط فهرستی پراکنده نباشند و در نقشه استراتژی جای درست بگیرند.

مرحله ۱: از بخش اهداف یا داشبورد کارها شروع کنید

برای ثبت هدف می‌توانید از منوی کارها وارد بخش اهداف شوید یا از داشبورد کارها استفاده کنید. اگر از داخل یک استراتژی در داشبورد کارها هدف بسازید، هدف به همان استراتژی وصل می‌شود. این روش برای زمانی مناسب است که از قبل می‌دانید هدف زیر کدام برنامه قرار می‌گیرد.

اگر می‌خواهید چند هدف را جداگانه ثبت و بعدا مرتب کنید، صفحه اهداف مناسب‌تر است. در فرم افزودن هدف، عنوان الزامی است و بدون عنوان هدف ذخیره نمی‌شود.

مرحله ۲: عنوان، توضیحات و استراتژی مرتبط را مشخص کنید

در فیلد عنوان، نتیجه مورد انتظار را بنویسید. عنوان باید قابل فهم و قابل اقدام باشد. در توضیحات، زمینه هدف را کامل کنید: چرا این هدف مهم است، چه مشکلی را حل می‌کند و چه خروجی‌ای نشانه موفقیت است.

در فرم هدف می‌توانید استراتژی مرتبط را انتخاب کنید. اگر هدف مستقل است، می‌توانید آن را بدون استراتژی ثبت کنید؛ اما برای مدیریت بهتر، بهتر است هدف‌های مهم زیر استراتژی مربوط قرار بگیرند. وقتی هدف به استراتژی وصل شود، درخت کاری شما منظم‌تر می‌شود و بعدا پیدا کردن پروژه‌ها و وظایف مرتبط ساده‌تر خواهد بود.

مرحله ۳: منظر BSC و وضعیت هدف را انتخاب کنید

در AImori هدف‌ها با منظر BSC دسته‌بندی می‌شوند. منظر مالی برای هدف‌هایی مثل افزایش سود یا کاهش هزینه مناسب است. منظر مشتری برای رضایت، نگهداشت یا تجربه مشتری استفاده می‌شود. منظر فرآیندهای داخلی برای بهبود عملیات و سرعت انجام کارهاست. منظر یادگیری و رشد برای توانمندسازی تیم، آموزش یا توسعه قابلیت‌های داخلی کاربرد دارد.

بعد از منظر، وضعیت هدف را انتخاب کنید. وضعیت‌های اصلی شامل جدید، در حال انجام، انجام شده و انجام نشده هستند. برای هدفی که تازه تعریف می‌شود معمولا وضعیت جدید مناسب است. وقتی کار روی آن شروع شد، وضعیت را در حال انجام کنید. اگر هدف کامل شد یا به نتیجه نرسید، وضعیت را مطابق واقعیت تغییر دهید.

مرحله ۴: تاریخ، پیشرفت و شاخص‌های هدف را کامل کنید

در فرم کامل هدف می‌توانید تاریخ شروع و تاریخ پایان را ثبت کنید. اگر هدف زمان‌دار است، تاریخ پایان را خالی نگذارید. هدف بدون بازه زمانی معمولا به کار روزانه وصل نمی‌شود و پیگیری آن سخت می‌شود.

در بخش پیشرفت، می‌توانید درصد پیشرفت را مشخص کنید. این عدد باید با وضعیت واقعی کار همخوان باشد. اگر هدف در شروع راه است، عدد پایین بگذارید. اگر پروژه‌های مرتبط تا حد زیادی انجام شده‌اند، درصد بالاتر منطقی است.

در جزئیات هدف، امکان کار با شاخص‌ها و نتایج کلیدی هم وجود دارد. شاخص یا KPI برای اندازه‌گیری وضعیت هدف استفاده می‌شود. نتیجه کلیدی برای خروجی‌های قابل سنجش کاربرد دارد. اگر هدف مهم است، فقط به عنوان و توضیح اکتفا نکنید؛ برای آن شاخص یا نتیجه کلیدی هم در نظر بگیرید.

مرحله ۵: هدف را به پروژه و وظیفه تبدیل کنید

بعد از ثبت هدف، قدم بعدی ساخت پروژه است. پروژه یعنی مجموعه‌ای از کارها که برای رسیدن به هدف انجام می‌شود. از داخل هدف می‌توانید پروژه تعریف کنید و بعد برای پروژه، وظیفه بسازید. مسیر کامل کار بهتر است این‌طور باشد: هدف، پروژه، وظیفه، چک‌لیست.

برای مثال اگر هدف شما «کاهش خطای ثبت سفارش» است، یک پروژه می‌تواند «بازطراحی فرآیند ثبت سفارش» باشد. زیر آن پروژه، وظایفی مثل «بررسی خطاهای سه ماه گذشته»، «اصلاح فرم ثبت سفارش» و «آموزش تیم فروش» ثبت می‌شود. برای هر وظیفه هم می‌توانید چک‌لیست‌های کوچک‌تر بسازید.

مثال عملی: هدف کاهش زمان پاسخگویی

فرض کنید می‌خواهید زمان پاسخگویی به مشتریان را کمتر کنید. در بخش اهداف، افزودن هدف را بزنید. عنوان را این‌طور بنویسید: «کاهش میانگین زمان پاسخگویی مشتریان به کمتر از ۲ ساعت». در توضیحات بنویسید این هدف برای افزایش رضایت مشتری و کاهش درخواست‌های معوق تعریف شده است.

اگر استراتژی شما «بهبود تجربه مشتری» است، هدف را به همان استراتژی وصل کنید. منظر BSC را «مشتری» انتخاب کنید و وضعیت را جدید بگذارید. تاریخ شروع را امروز و تاریخ پایان را پایان ماه قرار دهید.

بعد از ذخیره هدف، یک پروژه بسازید: «طراحی فرآیند پاسخگویی سریع». زیر پروژه چند وظیفه تعریف کنید: «دسته‌بندی درخواست‌های پرتکرار»، «تعریف مسئول پاسخگویی»، «ساخت قالب پاسخ‌های آماده» و «بررسی گزارش زمان پاسخگویی». حالا هدف شما از یک جمله کلی به یک برنامه اجرایی تبدیل شده است.

خطاهای رایج هنگام تعریف هدف

خطای اول، نوشتن هدف‌های بسیار کلی است. هدفی مثل «بهبود عملکرد» قابل پیگیری نیست. هدف باید نتیجه مشخص داشته باشد.

خطای دوم، وصل نکردن هدف به استراتژی است. اگر هدف مهم است، باید معلوم باشد زیر کدام جهت کلان قرار دارد.

خطای سوم، انتخاب نکردن تاریخ پایان است. هدف بدون بازه زمانی معمولا در اولویت کارهای روزانه قرار نمی‌گیرد.

خطای چهارم، ساختن هدف بدون پروژه و وظیفه است. اگر هدف بعد از ثبت به اقدام تبدیل نشود، فقط یک عنوان در سیستم خواهد بود.

جمع‌بندی

در ERP AImori هدف باید پلی بین استراتژی و اجرا باشد. برای ثبت درست هدف، عنوان روشن، توضیح کافی، استراتژی مرتبط، منظر BSC، وضعیت، تاریخ و پیشرفت را مشخص کنید. بعد هدف را به پروژه و وظیفه تبدیل کنید تا در داشبورد کارها قابل پیگیری باشد.

هدف خوب در AImori هدفی است که کاربر بتواند با دیدن آن بگوید: برای رسیدن به این نتیجه، چه پروژه‌هایی داریم، چه وظایفی باز است و چه چیزی هنوز انجام نشده است.