دریافتی چیست و چرا مهم است؟

دریافتی در ERP AImori یعنی پولی که از مشتری دریافت شده و باید در مسیر مالی ثبت شود. این پول می‌تواند نقدی، کارت، انتقال بانکی، چک یا روش‌های دیگر باشد. ثبت درست دریافتی باعث می‌شود بدانید کدام فاکتور تسویه شده، کدام مشتری هنوز بدهی دارد و چه مبلغی باید پیگیری شود.

اگر دریافت‌ها فقط در پیام یا رسید بانکی بمانند، تیم مالی مجبور می‌شود برای هر فاکتور دوباره جست‌وجو کند. ثبت دریافتی در کنار فاکتور، رابطه بین فروش و پرداخت را روشن نگه می‌دارد.

مرحله ۱: مشتری و سند مرتبط را پیدا کنید

قبل از ثبت دریافتی، ابتدا مشتری و فاکتور مرتبط را مشخص کنید. اگر مشتری چند فاکتور باز دارد، باید بدانید این پرداخت برای کدام سند است. اگر پرداخت بدون ارتباط با فاکتور ثبت شود، بعداً مانده حساب مشتری مبهم می‌شود.

اگر هنوز فاکتور صادر نشده، ابتدا مسیر صدور فاکتور فروش در ERP AImori را کامل کنید. دریافتی وقتی ارزش پیگیری بیشتری دارد که به سند فروش مربوط وصل باشد.

مرحله ۲: روش دریافت و حساب مرتبط را انتخاب کنید

در فرم دریافت، روش دریافت را انتخاب کنید؛ مثلاً نقد، کارت، انتقال یا چک. بر اساس روش انتخاب‌شده، حساب مرتبط را هم مشخص کنید. این کار به تیم مالی کمک می‌کند بداند پول واقعاً از چه مسیری وارد شده است.

اگر دریافت با چک انجام شده، اطلاعات چک مثل بانک، شماره چک و تاریخ سررسید را دقیق وارد کنید. چک بدون شماره یا تاریخ، در پیگیری بعدی دردسر ایجاد می‌کند.

مرحله ۳: مبلغ، تاریخ و شماره پیگیری را ثبت کنید

مبلغ دریافتی باید دقیق و مثبت باشد. تاریخ را مطابق زمان واقعی دریافت بگذارید. اگر شماره پیگیری، شماره تراکنش یا توضیحی درباره پرداخت دارید، آن را ثبت کنید. این اطلاعات هنگام تطبیق با حساب بانکی یا پاسخ به مشتری بسیار مهم می‌شوند.

در توضیحات، فقط نکته‌های ضروری را بنویسید؛ مثلاً «پرداخت قسط اول فاکتور خرداد» یا «بخشی از مبلغ قرارداد». توضیح کوتاه اما دقیق، بعداً از چندین تماس و پرس‌وجو جلوگیری می‌کند.

مرحله ۴: دریافت را به فاکتور وصل کنید

مهم‌ترین بخش ثبت دریافتی، اتصال آن به سند فروش است. وقتی دریافت به فاکتور وصل شود، مشخص می‌شود چه مقدار از آن فاکتور تسویه شده و چه مقدار باقی مانده است. اگر پرداخت بخشی از مبلغ است، همان مقدار را ثبت کنید و باقی مانده را برای پیگیری نگه دارید.

اگر پرداخت بیشتر از مبلغ باقی‌مانده سند است، قبل از ثبت دوباره بررسی کنید. ممکن است مشتری بابت چند فاکتور پرداخت کرده باشد یا مبلغ اشتباه وارد شده باشد.

مرحله ۵: مانده تسویه را بررسی کنید

بعد از ثبت دریافت، پرونده مشتری و فاکتور مرتبط را بررسی کنید. باید روشن باشد که سند تسویه شده یا هنوز مانده دارد. اگر مانده باقی است، برای پیگیری بعدی یادآور بگذارید. برای پیگیری‌های زمان‌دار می‌توانید از راهنمای تنظیم یادآورها در ERP AImori استفاده کنید.

این اطلاعات برای شناخت مشتری هم مهم است. مشتریانی که خرید و پرداخت منظم دارند، در تحلیل‌های باشگاه مشتریان بهتر دیده می‌شوند. ادامه این موضوع در راهنمای استفاده از باشگاه مشتریان در ERP AImori آمده است.

مثال عملی

مشتری فاکتور ۵۰ میلیون تومانی دارد و امروز ۲۰ میلیون تومان کارت‌به‌کارت کرده است. در بخش دریافتی‌ها، مشتری را انتخاب می‌کنید، روش دریافت را انتقال یا کارت انتخاب می‌کنید، مبلغ ۲۰ میلیون، تاریخ امروز و شماره پیگیری را وارد می‌کنید. سپس دریافت را به همان فاکتور وصل می‌کنید.

بعد از ثبت، فاکتور هنوز ۳۰ میلیون تومان مانده دارد. برای تماس بعدی یا موعد پرداخت بعدی، یادآور می‌گذارید تا تسویه کامل پیگیری شود.

اشتباه‌های رایج

اشتباه اول ثبت دریافت بدون سند مرتبط است. اشتباه دوم وارد نکردن شماره پیگیری یا اطلاعات چک است. اشتباه سوم ثبت مبلغ اشتباه یا بیشتر از مانده فاکتور بدون بررسی است.

اشتباه چهارم این است که بعد از ثبت دریافت، مانده مشتری کنترل نشود. دریافت فقط زمانی ارزش مدیریتی دارد که وضعیت تسویه را روشن کند.

جمع‌بندی

ثبت دریافتی در ERP AImori حلقه پایانی فروش نیست؛ ابزار کنترل تسویه است. مشتری و سند مرتبط را انتخاب کنید، روش دریافت و اطلاعات پرداخت را دقیق وارد کنید، مبلغ را به فاکتور وصل کنید و مانده را پیگیری کنید. با این کار تیم فروش و مالی تصویر مشترکی از وضعیت پرداخت مشتری دارند.